公司會務(wù)組織管理辦法

一條 為規(guī)范會議管理工作，提高會議組織實(shí)施效果，保障各類會務(wù)工作的正常開展，特制定本辦法。

二條 本辦法所指的會議，包括董事會、黨委會、總經(jīng)理辦公會、黨政聯(lián)席會、職工代表大會、機(jī)關(guān)各職能部門組織的全公司性不定期工作會議、外出開會和接待外部檢查、調(diào)研、評審等會議。

三條 各類會議由綜合管理部統(tǒng)籌管理、策劃，其它各部門組織的會務(wù)由部門自行承辦，綜合管理部協(xié)助并登記備案。

四條 會務(wù)管理的原則

、精簡。要盡量壓縮會議數(shù)量，縮短會議時(shí)間，減少參會人員。能合并召開的會議盡可能合并召開。

、高效。組織召開會議要考慮其必要性，會議內(nèi)容要主題鮮明，參會人員要準(zhǔn)備充分。

、務(wù)實(shí)。召開會議要注重實(shí)效，集中精力研究和解決實(shí)際問題并做好會后監(jiān)督落實(shí)。

、節(jié)約。會議要厲行節(jié)約，凡涉及經(jīng)費(fèi)開支的會議要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。

五條 會議準(zhǔn)備

、公司組織的各類會議，凡涉及到相關(guān)部門的，部門應(yīng)給予積極配合，保證會議所需人、財(cái)、物的合理高效配置。

、凡涉及上級主管部門、業(yè)務(wù)主管部門、地方行政部門等外部檢查、評審等會議，各承辦部門必須事先通知綜合管理部，由綜合管理部做好相關(guān)的接待和籌備工作。

、會議組織部門要做好會前準(zhǔn)備工作，將會議主持人、會議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)和會務(wù)相關(guān)資料報(bào)綜合管理部，由綜合部統(tǒng)籌安排或協(xié)助組織部門進(jìn)行會務(wù)準(zhǔn)備。

、凡需要媒體部門參與報(bào)道的會議，召集部門要提前請示分管領(lǐng)導(dǎo)，按分管領(lǐng)導(dǎo)批示通知綜合部辦理。

、對參加人員大致相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相近的幾個(gè)會議，綜合部在請示領(lǐng)導(dǎo)后可視情況合并召開。

六條 會務(wù)管理

、由公司各職能部門組織的全公司性各類會議，均須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提前個(gè)工作日填寫《會議室預(yù)約單》報(bào)綜合部，同時(shí)注明是否需要茶水、音響、投影等方面的服務(wù)。

、會議內(nèi)容由組織部門派專人記錄和整理，會議記錄及書面下發(fā)的會議紀(jì)要中要將參會人員名單、請假人員名單、無故缺席人員名單等列清。會議紀(jì)要應(yīng)于會議召開后天內(nèi)由主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。

、各類會議的資料、記錄、紀(jì)要、簡報(bào)、照片、錄像、領(lǐng)導(dǎo)講話等由會議記錄人及時(shí)整理，按時(shí)歸檔。

、承辦部門要重點(diǎn)抓好會議的落實(shí)工作，按照督辦制度跟蹤檢查落實(shí)情況，反映工作落實(shí)中存在的問題。

、參加外部會議，參會人員會后應(yīng)將會議資料交予綜合管理部，綜合管理部簽署意見后方可辦理財(cái)務(wù)報(bào)賬手續(xù)。綜合管理部根據(jù)會議內(nèi)容將資料轉(zhuǎn)發(fā)到相關(guān)部門，或報(bào)請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)召開專題會議。

、召開大型會議時(shí)，由綜合管理部提前通知保安人員引導(dǎo)車輛停放，并負(fù)責(zé)會場外圍秩序維護(hù)。會議組織部門應(yīng)公布會場紀(jì)律，并設(shè)專人維持會場秩序，使會議達(dá)到預(yù)期效果。

、會議結(jié)束后，會議組織者要安排參會人員有序離開會場。在多功能會議室組織的會議散會后，有外部領(lǐng)導(dǎo)參會的請主席臺領(lǐng)導(dǎo)先行離開會場，其他參會人員從最后一排按從左到右的順序依次退場。

七條 會議紀(jì)律

、與會人員必須按會前通知時(shí)間按時(shí)到會，無特殊情況不得遲到、早退或缺席，因故不能參加會議的應(yīng)提前向會議組織者請假。會議進(jìn)行中，與會人員如需處理緊急事項(xiàng)，應(yīng)向會議主持人請假。，