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總臺工作管理規定

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總臺工作管理規定深圳xxxxxxx有限公司

總臺工作管理規定

文件編號:dzhr

版 次:a

次:/

實施日期:

、目的:為保證公司內外通訊信息暢通,對來訪人員進行友好接待,塑造企業良好形象。

、范圍:公司總臺工作人員。

、內容:

.服飾要求:

總臺人員直接代表著公司形象,故應著裝得體、整潔大方、舉止文雅、化淡妝。

.電話接轉

..電話鈴聲響兩下,總臺人員應迅速接聽,接聽電話時應音調柔和,語氣平穩,使用規范用語“您好,大眾聯合”或“大眾聯合,您好”等。

..對待來電者禮貌、熱情,首先弄清來電者身份、意圖,可應用以下話語詢問來電者:“請問你貴姓?”,“請問您哪里找?”,“請問你找哪位?”,“請問有什么可以幫到你?”等。

..明白來電者意愿后,在征得被訪問者同意的情況下迅速將電話轉給被訪者接聽,當被訪者正忙無法接聽或因特殊原因拒絕接入來電,總臺人員應代被訪者表示歉意,并婉言相告,同時記錄來電者之聯系電話及聯絡人,必要時獲悉來電者的留言,然后將所記錄信息轉達給被訪者。

..待來電者結束談話先掛斷,使用禮貌道別語: “謝謝,再見”等,道別后將電話輕輕放下,并將必要內容作記錄。

..總臺人員不得利用工作之便,在上班時間私自或幫人接打私人電話。

.訪客接持

..當客人來訪時,總臺人員應禮貌大方,積極主動熱情予以接待,不以貌取人,不分貴賤,平等相待,征詢對方需訪對象后遞送茶水,并通知被訪人員;會客、洽談原則上在會議室,未征得人力資源部同意,不得帶入辦公室內;對于來訪公司高層領導之客人應先問清楚是否事先有約,并主動通知被訪領導,征得領導同意后帶至其辦公地點,并作記錄。

..客人走后,應及時收拾茶具,以保持良好辦公環境。

..嚴守公司秘密,不得同客人過多寒暄。

..對于個別不受歡迎之客人,應馬上向公司報備。

擬文

審核

核準

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