．提出議題。各單位（部門）提出的議題，分管校領導同意后填寫黨委常委會或校長辦公會議題征集單。
．領導審定。秘書負責收集匯總管校領導的意見（議題、參會單位、人員等），及時草擬議題單，經學校辦公室主任審核后并報校黨委書記、校長審定。
．會議通知。秘書通知參加黨委常委會、校長辦公會的匯報人和列席人員。
．準備材料。秘書負責印發議題單及會議材料給參會校領導及學校辦公室主任（注：各單位或部門需要提交會議審定的議題材料至少提前個工作日報送學校辦公室）。
．召開會議。各單位（部門）負責人遵照議題順序到會匯報，參會領導審議，學校辦公室主任做好記錄。
．下發決議。需下達的學校辦公室秘書根據會議記錄填寫會議決定通知單，經學校辦公室主任審核后送達有關單位（部門）。
．執行決議。各有關單位（部門）須認真貫徹落實黨委常委會、校長辦公會決議，并將執行情況報學校辦公室。
辦公樓會議室使用管理規定
來源：學校辦公室作者：學校辦公室XX--點擊：
為了加強對辦公樓會議室的管理，提高使用效率，特制定本規定。
一條辦公樓會議室由學校辦公室統一管理、調配和使用。
二條會議室用于召開黨委及其常委會、黨委擴大會、校長辦公會、黨政聯席會、中層干部會、全校性會議以及由校領導召集的其他會議，各單位（部門）申請召開的會議、小型報告會、碩士論文答辯會，來訪客人的接待等。
三條各單位（部門）臨時借用會議室，須向學校辦公室提出書面或口頭申請，由學校辦公室登記、備案，協調使用。
四條會議室內物品為會議專用，未經允許不得隨意搬動或拿走，確需借用時要到學校辦公室辦理相關手續，丟失或損壞要賠償。
五條與會人員要愛護會議室設施、節約用電。會議結束時，應將桌椅歸位、關燈、關空調、電扇、關鎖門窗。
