一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對，在收文登記薄上分類詳細登記，并注明密級。
外出參加會議人員應將帶回的文件交機要室統一登記管理。
二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中，由專人保管。去省委領取或消退文件應有專車接送，嚴防丟失。
三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示，并于當日退回機要室，不得橫傳，不得留存文件。
四條文件的借閱。借閱機要文件應當履行登記手續，閱文和傳達文件要嚴格按規定的范圍，不得擴大，不得將文件帶入無關場所，不得攜帶機要文件順便辦理私事，文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。
五條文件的復制。嚴格執行上級部門復制國家秘密載體的管理規定。復制機要文件要履行審批手續。絕密級文件一律不得復制。其它文件復制必須經分管領導批準。復制的文件視同原件管理。
六條文件的清退。省軍級、地市級文件每按要求到上級發文單位進行清退，其它機要文件要認真填寫中中央、省委文件清退情況統計表，上報發文單位。
七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規章制度及學校檔案工作的規定和要求，及時分類立卷、歸檔，并辦理相關手續。
八條文件的銷毀。各單位（部門）需要銷毀的文件資料交機要室統一辦理銷毀手續，禁止把文件、內部資料當廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”，經學校辦公室負責人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理，必須人押送，實行監銷。
九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作，如發現有丟失文件情況，及時上報校保密委員會。
