企業人事檔案建立
人事檔案是企業人事管理活動中形成的,以個人為單位組合起來,以備考察的文字材料。人事檔案是企業員工信息的重要載體,歷史、全面、真實地記載和反映著員工個人經歷、能力和德才的綜合表現。人事檔案包括員工的經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史,員工在工作調動、職務提升、思想品德、業務才能所作的鑒定和評價材料;學歷和評聘專業技術職務材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國共-產-黨、共青團及民-主黨派的材料;各種獎勵、處分材料;錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動合同、調動、復員退伍、保險福利待遇等材料)等十多項內容。就企業而言,準確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施,特別是對專業技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門而言,認真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業決策者提供準確、齊全、完整情況,為合理配置人力資源提供有力依據。就企業員工個人而言,檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據。它真實記錄著每個人在學習、工作中的成就及過失。是評價一個人供最基本、最權威的證明材料,,具有法律效用,實行養老保險社會統籌之后,參加養老保險統籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認,因此,人事檔案管理在現階段和今后一個相當長的時期,無論對單位和個人都有不可替代的作用。
目前企業人事檔案管理工作,還存在不少問題,主要表現在: 隨著市場經濟的發展,工作中心的轉移,組織人事政審工作相對減少,原來計劃經濟用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,特別是私營民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態度,根本就沒有設立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。有些企業盡管有人事檔案管理部門,但由于負責管理負責的是企業的組織或人事部門,這些部門不能為企業帶來直接的經濟效益,所以企業決策者對人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題:不嚴格執行《人事檔案管理材料收集歸檔規定》,沒有形成自己的實施細則和制度,在執行過程中存在不嚴格現象;有些企業因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專業人員兼管,在人事檔案管理手段上,因為沒有單獨的計算機和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動、不及時;有些企業管檔人員在管理上流于形式,僅充當人事檔案管理“保管員”的角色,對接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號就萬事大吉;這種不規范的操作導致了人事檔案管理內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業決策者提供第一手資料了了。上述這些對人事檔案管理欠缺的認識和做法,勢必會影響人事檔案管理在人才資源開發中所起的作用。
新時期員人事檔案管理工作的思路及對策什么?企業究竟如何管理利用好人事檔案,讓它發揮出應有的作用,這是需要探討的問題。筆者認為應從以下幾方面入手:
1 提高企業決策者對人事檔案管理工作重要性的認識
一是加強宣傳力度,提高企業決策者對員工人事檔案管理重要性的認識。利用多種渠道向企業決策者宣傳有關人事檔案管理的管理知識,要讓企業決策者充分認識到,人事檔案理是反映員工綜合素質的一個重要方面,是企業或用人單位選賢舉能的重要依據,是對員工本人進行定位的重要參考,人事檔案管理并不是可有可無的,它對員工今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。我們經常在講要建立企業完善的企業人力資源管理系統,這其中中就包含著企業人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。
2 人事檔案管理工作要制度化、標準化、現代化
隨著企業規模的不斷擴大,人事制度改革和人員模式改變,也給人事檔案管理的管理模式提出了要求。檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。作為企業的人力資源管理部門或組織部門,應該把當代管理學中的科學理論和方法與企業的人事檔案管理工作實際相結合,形成一套適合企業人事檔案管理制度化、標準化的管理方法,制定一些列管理制度,如:企業人事檔案管理管理條例、檔案管理機構及其職責、人事檔案保管制度的基本內容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉遞應遵守有關規定;人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規定等,使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴謹和行之有效。通過制定和貫徹各種標準、規范,保證人事檔案管理工作在企業人力資源管理中取得最佳的效益。
