單證管理自查報(bào)告（1）

根據(jù)公司要求，進(jìn)一步加強(qiáng)單證管理力度，確保單證管理的穩(wěn)健、安全，市區(qū)收展部開展單證自查工作，具體情況匯報(bào)如下：

一、無遺失、超期、作廢、停用單證長期不公告、不核銷或不按規(guī)定銷毀及流失在外的情況，且單證的領(lǐng)用發(fā)放、核銷登記與庫存一致。

二、重要單證不存在超期現(xiàn)象，均已按照《單證管理辦法》繳納管理補(bǔ)償金；且重要單證無超量現(xiàn)象，已按照《單證管理辦法》履行相關(guān)審批手續(xù)進(jìn)行發(fā)放。通過自查未發(fā)行重要單證丟失現(xiàn)象。

三、未銷毀的作廢單證各聯(lián)次均加蓋作廢章，作廢單證若為多聯(lián)，單證聯(lián)次均齊全。

四、系統(tǒng)記錄銷毀數(shù)據(jù)與《單證銷毀清單》均保持一致，且按照《單證管理辦法》規(guī)定及時(shí)定期銷毀并履行審批手續(xù)。

五、自查過程中不存在最終使用人離司未繳回的單證。手工核銷的重要單證已填寫《重要單證手工核銷清單》，均有相關(guān)人員簽字，且有收付費(fèi)截屏。

六、嚴(yán)格按照《單證管理辦法》要求打印日清日結(jié)單。

七、按照《單證管理辦法》要求，每月第一個(gè)工作周內(nèi)進(jìn)行重要單證盤點(diǎn)，格式按照單證管理辦法附表，每季進(jìn)行一次普通單證盤點(diǎn)，格式參照重要單證盤點(diǎn)清單。

八、單證領(lǐng)用（入庫）、核銷（出庫）登記簿，均有每月盤點(diǎn)紀(jì)錄，且與系統(tǒng)、實(shí)物相符。并且，單證的領(lǐng)用（入庫）、核銷（出庫）登記簿均填寫規(guī)范。

單證管理自查報(bào)告（2）

20XX年上半年，甘肅保監(jiān)局抽調(diào)各財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司內(nèi)審人員，對(duì)轄內(nèi)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)單證管理情況進(jìn)行了全面交叉檢查。從檢查情況看，財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司在單證管理中存在的問題較多，單證管理工作亟待加強(qiáng)。

單證管理現(xiàn)狀

通過檢查，我們認(rèn)為目前財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司的單證管理較前幾年有較大的改觀，無論是制度、信息系統(tǒng)建設(shè)還是對(duì)單證管理的認(rèn)識(shí)都有所改進(jìn)。但是隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展和機(jī)構(gòu)網(wǎng)點(diǎn)的下延，目前各財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司的單證管理還有許多不完善的地方，有的問題還成了違法違規(guī)的事發(fā)源頭。

(一)管理基礎(chǔ)薄弱

一是單證管理制度不完善。檢查發(fā)現(xiàn)全省12家財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司在單證管理制度上都不同程度存在制度內(nèi)容不完善、不科學(xué)的問題，如：未對(duì)單證限時(shí)限量領(lǐng)用、手工出具保單和系統(tǒng)補(bǔ)錄時(shí)限等做出明確規(guī)定，有的公司沒有中介代理機(jī)構(gòu)單證領(lǐng)用管理制度，有的公司未建立單證管理內(nèi)部監(jiān)督自查制度，有的公司沒有單證庫房(專柜)管理制度等。二是單證管理崗位設(shè)置不合理。中心支公司及以下分支機(jī)構(gòu)普遍存在以下問題：單證管理崗由代理人員擔(dān)任，出單員兼任單證管理員，單證管理員一人多崗，兼崗現(xiàn)象突出，單證管理員更換頻繁，交接手續(xù)流于形式等問題。三是單證存放管理不到位。主要表現(xiàn)是單證專庫專柜存放不規(guī)范，存在重要有價(jià)單證與公司文件、報(bào)表等日常資料同柜存放，已用單證與空白單證混合存放，單證存放混亂無序，單證庫房兼做檔案室、雜物庫房等問題。四是單證印刷管控不嚴(yán)。個(gè)別保險(xiǎn)分支機(jī)構(gòu)私自印刷保險(xiǎn)單證。如：某省級(jí)分公司2009年5月自行印刷2500份具有保單性質(zhì)的蔬菜貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)臺(tái)賬，在貨運(yùn)公司作

為暫保單使用，但單證從設(shè)計(jì)到印刷均未得到總公司的書面同意和授權(quán)，而且單證格式不規(guī)范，也未納入公司單證管理系統(tǒng)管理，存在著較大風(fēng)險(xiǎn)。

(二)管控措施松散

一是單證征訂管控不力。雖然各財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司基本上形成了自上而下逐級(jí)征訂和總公司統(tǒng)一印刷的單證征訂印刷體系，但單證征訂環(huán)節(jié)依然存在問題。在單證征訂數(shù)量上由于上級(jí)公司對(duì)下級(jí)公司的單證征訂數(shù)量沒有限制，導(dǎo)致基層機(jī)構(gòu)普遍存在征訂過量，每年富余大量單證的問題。富余單證如果不能妥善處理，將為公司埋下一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患。如：某省級(jí)分公司僅2009年就銷毀有價(jià)單證50.93萬份，銷毀單證是全年單證使用量的4.5倍；某省級(jí)分公司2010年1月銷毀各類保險(xiǎn)單證73.45萬份，銷毀單證是其2009年單證使用量的6.47倍。二是單證領(lǐng)用管理不規(guī)范。產(chǎn)險(xiǎn)機(jī)構(gòu)普遍存在單證領(lǐng)用管理不規(guī)范的問題，有90%的產(chǎn)險(xiǎn)機(jī)構(gòu)存在單證領(lǐng)用后長期不回銷的情況；30%的產(chǎn)險(xiǎn)機(jī)構(gòu)存在停用單證不及時(shí)回收的問題，60%的產(chǎn)險(xiǎn)機(jī)構(gòu)存在單證管理手工臺(tái)賬、單證管理系統(tǒng)使用情況登記不準(zhǔn)確、不規(guī)范的問題，個(gè)別保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)存在非單證使用人代領(lǐng)、代簽名，臺(tái)賬登記混亂，甚至未將上年度結(jié)存單證數(shù)量結(jié)轉(zhuǎn)至下一年度，或者未將單證領(lǐng)用人交回的未領(lǐng)用單證重新入庫上賬等情況，造成單證賬實(shí)不符情況嚴(yán)重。三是單證銷毀不嚴(yán)謹(jǐn)。個(gè)別公司停用、作廢單證由分支機(jī)構(gòu)自行銷毀，蘊(yùn)藏較大風(fēng)險(xiǎn)。如：某公司的停用、作廢單證銷毀權(quán)下放給市州分公司，總公司和省級(jí)分公司缺乏有效監(jiān)督。此外，有的公司還存在應(yīng)銷毀單證不銷毀的情況。四是對(duì)保險(xiǎn)中介單證領(lǐng)用管控不嚴(yán)。財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司對(duì)保險(xiǎn)中介領(lǐng)用單證缺乏有效的管控機(jī)制，導(dǎo)致從保險(xiǎn)公司領(lǐng)用的單證在保險(xiǎn)中介使用較亂，中介代理機(jī)構(gòu)、個(gè)人代理人丟失和自行銷毀保險(xiǎn)單證現(xiàn)象嚴(yán)重，致使大量保險(xiǎn)單證流到行業(yè)之外，為行業(yè)埋下諸多風(fēng)險(xiǎn)隱患。

(三)信息系統(tǒng)落后

一是單證管理系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)與核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫連接。單證在核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的使用信息不能完全傳送到單證管理系統(tǒng)，導(dǎo)致單證管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，不能反映公司單證使用的真實(shí)情況。二是單證管理系統(tǒng)不能完全實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的自動(dòng)傳導(dǎo)與更新，系統(tǒng)對(duì)人的依賴度高，為人為更改公司數(shù)據(jù)提供了可能。如：某公司核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)打印保單后，被打印保單的信息不能自動(dòng)傳輸?shù)絾巫C系統(tǒng)并更新數(shù)據(jù)，導(dǎo)致已打印的保單如果沒有進(jìn)行人工核銷，單證系統(tǒng)中該單證的狀態(tài)將仍為“可使用”。三是單證管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)不科學(xué)，功能有缺陷，未實(shí)現(xiàn)對(duì)保險(xiǎn)公司單證流轉(zhuǎn)的全面控制，不能達(dá)到通過系統(tǒng)有效控制單證風(fēng)險(xiǎn)的要求。

由于上述問題在公司內(nèi)控管理中沒有得到足夠重視，致使撕單、埋單和鴛鴦單等利用單證管理漏洞實(shí)施的嚴(yán)重違法違規(guī)問題屢禁不止，已成為財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司套取資金、進(jìn)行不正當(dāng)競(jìng)爭的主要手段之一，給行業(yè)健康發(fā)展埋下了較大風(fēng)險(xiǎn)隱患。

單證管理中產(chǎn)生問題的根源思考

(一)對(duì)單證管理工作重視程度不夠，思想認(rèn)識(shí)有待提高

現(xiàn)階段，財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司在單證管理中存在較多問題，而且一直得不到很好地解決，這與財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司長期以來更多地強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)發(fā)展、規(guī)模擴(kuò)張和利潤增長，不注重加強(qiáng)公司內(nèi)控建設(shè)、合理防范和有效控制經(jīng)營管理中的各種風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)單證管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠有很大的關(guān)系。多數(shù)公司沒有將單證管理工作擺在保險(xiǎn)經(jīng)營的重要位置，沒有認(rèn)識(shí)到單證管理是防范風(fēng)險(xiǎn)的重要源頭，不能正確把握和領(lǐng)會(huì)單證管理工作的重要意義。基層分支機(jī)構(gòu)在缺少管控情況下，對(duì)單證管理的重要性認(rèn)識(shí)更是不足，對(duì)加強(qiáng)單證管理缺乏動(dòng)力。

(二)制度建設(shè)不科學(xué)，內(nèi)控執(zhí)行亟需加強(qiáng)

單證管理制度不科學(xué)會(huì)直接導(dǎo)致保險(xiǎn)公司內(nèi)控執(zhí)行效果差，從而產(chǎn)生較多問題。制度不科學(xué)主要體現(xiàn)在內(nèi)控制度沒有滲透到公司單證流轉(zhuǎn)各個(gè)操作環(huán)節(jié)，許多關(guān)鍵控制點(diǎn)處在控制無效狀態(tài)，有的沒建立制度，有的制度無法完全控制風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。當(dāng)然，強(qiáng)調(diào)制度本身科學(xué)性的同時(shí)也不能忽視執(zhí)行力的重要性。科學(xué)、完善的制度只有被有效地執(zhí)行，才能真正落到實(shí)處。檢查中發(fā)現(xiàn)單證管理問題多的公司，多數(shù)是內(nèi)控執(zhí)行力差的公司。制度執(zhí)行不到位就會(huì)為問題的發(fā)生留下可乘之機(jī)。

(三)內(nèi)審檢查不到位，監(jiān)督機(jī)制尚待完善

財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司內(nèi)控中極為重要的審計(jì)與監(jiān)督環(huán)節(jié)在單證管理工作中功能發(fā)揮有限，處理措施乏力。一是單證管理內(nèi)審檢查機(jī)制還需完善。通過檢查發(fā)現(xiàn)大部分保險(xiǎn)公司特別是中心支公司以下基層機(jī)構(gòu)的單證管理內(nèi)審檢查還處在初級(jí)階段，內(nèi)審檢查沒有形成制度化、常態(tài)化。二是單證管理內(nèi)審檢查功能發(fā)揮不充分。公司內(nèi)部審計(jì)部門一般僅在一些離任審計(jì)和常規(guī)審計(jì)中順帶檢查一下單證管理情況，未就單證管理開展專門的內(nèi)審檢查。三是責(zé)任追究落實(shí)不徹底。單證管理內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督檢查中，對(duì)存在問題的保險(xiǎn)分支機(jī)構(gòu)、部門及相關(guān)責(zé)任人追究責(zé)任時(shí)，往往避重就輕，只進(jìn)行象征性處理，致使內(nèi)部違規(guī)“零成本”，被檢查者不重視查出問題的整改，內(nèi)部控制效果乏力，造成單證管理中的一些問題被隱藏到深處，長期得不到有效解決，形成較為嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)敞口和隱患。

加強(qiáng)和規(guī)范財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司單證管理的對(duì)策措施

(一)完善制度建設(shè)，夯實(shí)單證管理基礎(chǔ)

一是提高制度的科學(xué)性。從制度層面明確單證管理責(zé)任部門和單證管理崗位設(shè)置要求，確立單證管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求和管理權(quán)限劃分，強(qiáng)化單證限時(shí)限量限制對(duì)象領(lǐng)用制度，確保單證管理各環(huán)節(jié)的規(guī)定科學(xué)有效。二是強(qiáng)化制度的完備性。保證單證管理制度能夠覆蓋單證征訂、印制、發(fā)放、領(lǐng)取、使用、核銷、作廢、遺失、存檔和監(jiān)督檢查等單證流轉(zhuǎn)的全過程，特別要確保單證管理制度必須能有效管控保險(xiǎn)中介的保險(xiǎn)單證領(lǐng)用。三是增強(qiáng)制度的可用性。單證管理制度應(yīng)立足公司自身經(jīng)營管理實(shí)際制定，不應(yīng)生硬照搬同業(yè)公司制度，尤其是基層分支機(jī)構(gòu)的單證管理制度要符合機(jī)構(gòu)自身實(shí)際情況、切實(shí)可用。四是改進(jìn)制度的適應(yīng)性。要根據(jù)經(jīng)營管理需要及時(shí)修訂完善單證管理制度，確保制度能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展形勢(shì)。

(二)強(qiáng)化內(nèi)控執(zhí)行，切實(shí)提高單證管理能力和水平

一是加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)。建立規(guī)范的公司治理結(jié)構(gòu)，形成運(yùn)作規(guī)范、科學(xué)有效的執(zhí)行、監(jiān)督機(jī)制。總公司管理層要高度重視內(nèi)控執(zhí)行，帶頭認(rèn)真履行內(nèi)控職責(zé)，為有效實(shí)施單證管理管控奠定基礎(chǔ)。在單證管理工作中，注重培育領(lǐng)導(dǎo)高度重視、內(nèi)控人人有責(zé)和違規(guī)必受追究的內(nèi)控企業(yè)文化，形成以風(fēng)險(xiǎn)控制為導(dǎo)向的單證管理理念，提高單證管理工作的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。二是理順管理流程。分支機(jī)構(gòu)層面應(yīng)實(shí)行單證管理“一把手”負(fù)責(zé)制，在總公司、省級(jí)分公司設(shè)立專職單證管理工作人員，在中心支公司及以下分支機(jī)構(gòu)至少應(yīng)設(shè)立由正式工作人員擔(dān)任的單證管理崗，落實(shí)單證管理職責(zé)。加強(qiáng)單證管理人員培訓(xùn)和教育，提升責(zé)任意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)行單證手下臺(tái)賬與信息系統(tǒng)雙重管理制度，利用手工臺(tái)賬管理彌補(bǔ)系統(tǒng)管理的不足。三是嚴(yán)格責(zé)任追究。建立環(huán)環(huán)相扣的責(zé)任追究機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到人，加大對(duì)違規(guī)行為責(zé)任人的處罰力度，對(duì)不同層次、各個(gè)崗位的員工制定出精細(xì)的責(zé)罰條例，讓執(zhí)行力弱或有過錯(cuò)者為其行為“買單”。強(qiáng)化上抓一級(jí)的責(zé)任追究制度，增加上級(jí)公司特別是總公司的管控壓力，使其更加重視防范所屬分支機(jī)構(gòu)單證管理工作風(fēng)險(xiǎn)。四是強(qiáng)化執(zhí)行考核。考核是提高單證管理內(nèi)控執(zhí)行力的。