流動人員人事檔案管理服務指南

一、政策依據

1、中組部、人事部關于印發《流動人員人事檔案管理暫行規定》的通知(人發[1996]118號)

2、上海市委組織部、上海市人事局、上海市勞動局關于轉發中組部、人事部《關于印發〈流動人員人事檔案管理暫行規定〉的通知》的通知(滬人發[1997]22號)

3、上海市人事局關于貫徹市委組織部、市檔案局《關于進一步加強干部人事檔案管理工作的通知》的意見(滬人[1999]21號)

4、上海市人事局關于建立本市流動人員人事檔案統一服務平臺的意見(滬人[2002]128號)

二、辦事流程

1、檔案接收

流動人員人事檔案的范圍：

(1)辭職或被辭退的機關工作人員、企事業單位專業技術人員和管理人員的人事檔案;

(2)與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業技術人員和管理人員的人事檔案;

(3)待業的大中專畢業生的檔案;

(4)自費出國留學人員的人事檔案;

(5)外商投資企業、鄉鎮企業、區街企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業聘用的專業技術人員和管理人員的人事檔案;

(6)外國企業常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;

(7)其他流動人員的人事檔案。

注意事項：非本市戶籍人員的人事檔案，應委托戶籍所在地的政府人力資源和社會保障部門所屬人才服務機構管理(申辦《上海市居住證》積分人員人事檔案根據居住證積分受理窗口要求調入管理的除外)。

2、檔案查閱

(1)公安、安全、檢察部門、公證處等單位可因工作需要可查閱檔案。查閱人必須為中共黨員，并持《查閱干部人事檔案審批表》和有效證件查閱。其它如“調查證明材料介紹信”或“行政介紹信”等不能用于查閱人事檔案。

(2)其他單位如設有黨委(含獨立總支)，因工作需要經檔案管理部門審核同意后可查閱檔案。查閱人必須為中共黨員，并持《查閱干部人事檔案審批表》(須黨委蓋章)和有效證件查閱。如所在工作單位未設黨委(含獨立總支)的，需要了解員工相關信息的，可代為查閱或出具相關人事證明。其他非相關單位不予提供服務。

3、出具各類人事證明

(1)親屬、經歷、未刑、履歷等公證證明。本人攜帶身份證(或單位攜帶介紹信)、存檔憑證、公證處空白表格。其中辦理經歷、未刑公證須帶單位現職證明，注明進單位日期、至今在何部門從事何工作(須原件)。

(2)養老、特殊工種、購房、年休假工齡證明。單位攜帶介紹信、存檔憑證辦理。個人失業狀態的，本人攜帶身份證、社保告知單等材料。

(3)入黨、入職、參軍、考研、出國等政審。單位攜帶介紹信、存檔憑證辦理。

(4)其他證明。

4、復印檔案材料

(1)復印成績單。一般前往原就讀學校復印，確需從檔案中復印的，本人應帶好身份證、存檔憑證、學校告知單(寫明需要人事檔案部門提供)或單位介紹信;

(2)個人辦理外地父母投靠在滬子女復印《職工登記表》。本人帶好身份證、存檔憑證、派出所告知單(最好寫有所需材料名稱)或單位介紹信;

(3)復印職稱申報表。單位攜帶介紹信、存檔憑證辦理。

(4)復印入團志愿書。個人攜帶身份證、征兵辦介紹信辦理。

(5)其他材料。

5、零星材料接收歸檔

(1)學歷學位材料。一般應由學校機要轉遞。特殊情況下自帶的，應密封后加蓋學校公章，并提供教育部學信網(www.chsi.com.cn)《教育部學歷證書電子注冊備案表》(有效期內)或《中國高等教育學歷認證報告》。單獨歸檔的學位材料應由學校直接機要轉遞。

(2)職稱材料。由單位攜帶介紹信歸檔。在外省市評審職稱的人員，應由職稱評審機構通過機要方式轉遞。

(3)黨員材料。正式黨員材料(預備黨員材料應在轉正后歸檔)應由黨組織直接通過機要方式轉遞，或密封后(黨委、總支加蓋騎縫章)由黨組織持介紹信辦理。

(4)工作材料。國家機關、事業單位、國有企業形成材料，應由材料形成單位通過機要方式或派專人轉遞。非國有企業等單位形成材料一般由單位派人事部門工作人員持介紹信辦理。

(5)其他符合《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發[2015]12號)歸檔范圍及要求的材料。

6、檔案轉出

(1)錄用單位具有檔案管理權限(設有黨委或獨立總支)的，由單位工作人員憑存檔憑證(費用結清)、調檔函(黨委蓋章)、錄用證明材料(如錄用名冊、聘用手冊等)、取檔人工作證辦理調檔手續。

(2)錄用單位委托其他人才中心管理的，由人才中心工作人員憑存檔憑證(費用結清)、調檔函、工作證辦理調檔手續，或將存檔憑證、調檔函交予我中心，檔案通過機要轉遞。

(3)錄用單位委托就促中心(職介所)管理的，由現工作單位將存檔憑證(費用結清)、調檔函交予我中心或就促中心(職介所)，檔案內部進行轉遞。

(4)個人要求檔案退至街道的，憑存檔憑證(費用結清)、戶口簿辦理手續。檔案中退工手續須齊全。

(5)本市戶籍人員要求檔案轉至外省市。一般要求同時辦理戶口轉移，手續按照跨省市調動辦理。只要求轉檔案的，單位需另外提供情況說明。外省市退工后檔案直接退回戶籍所在地區縣就促中心(職介所)。

(6)非本市戶籍人員要求檔案轉至外省市。辦理居住證人員如因居住證注銷、檔案要求轉出的，應下載《跨地區流動人員人事檔案轉出申請》(表格下載)，辦理注銷后由注銷部門簽署意見(或打印系統注銷狀態信息頁)，然后辦理退檔手續，檔案退至戶籍所在地的人才服務機構。其他人員要求轉出的，憑具有檔案管理權限單位(人才服務機構或錄用單位)的調檔函、存檔憑證辦理手續。

7、其他業務

(1)職稱評審檔案信息核對工作。個人或單位攜帶職稱評審表等表格(工作單位須先蓋章)。

(2)借用入黨志愿書(預備黨員轉正)。所在黨委派專人攜帶介紹信(黨委蓋章)前來借用。

(3)跨省市調動。本人須攜帶身份證、外省市商調函、存檔憑證辦理手續。委托他人辦理須提供本人的委托書、受托人身份證。中心可審核“調動人員登記表”并蓋章;根據要求出具“同意調出函”;通過機要轉遞人事檔案;根據外省市政府人事部門正式調令和上海戶口遷移證，出具“流動人員工作介紹信”。

商調函須由縣以上政府人力資源和社會保障部門，或有跨省市調動權的國有企事業單位(黨委蓋章)開具。如為中心集體戶口，外省市有政策先審檔案再調戶口的，須提供外省市政府人力資源和社會保障部門的書面說明。