避免措手不及的辦法是建立部門內部的溝通系統，以使主管掌握每一個情報。但是，基層員工常常并不擁有良好的溝通技能，很多人也不把與管理層的溝通視為自己職責中的一部分。主管必須告訴這些員工溝通的重要性，以及他們在提供必要信息方面的作用。主管就是他們的老師。

一、下面的程序會使基層員工成為更有效的溝通者：

1.告訴基層員工為什么那些需要他們提供的信息是必要的。不僅要告訴他們獲得信息的原因，還要使員工認識到自己對組織的價值。

2.具體說明需要什么樣的信息。如果你對你所希望的東西沒說清楚，你最后所得到的必定也是模棱兩可的信息。

3.在盡可能的情況下使用事先打印好的表格，它使員工更容易提供必要的資料。在表格中的空欄里填寫信息，要比白手起家寫出一份完整的報告簡單的多。

4.確保員工知道他們從哪里以及如何獲得自己需要提供的信息資料。

5.確保信息肯定是必要的。很多主管要求得到大量的資料后，卻不加分析或根本不曾閱讀，員工很快就會知道自己是在做無用功。

6.當報告遲交時很快作出反應。讓員工知道拖延是一個很嚴重的問題(如果員工有辯解 要仔細傾聽，或許你需要在什么地方做些“修補”，可能這名員工未能按時完成報告的原因在于另一名員工未能及時提供必要的材料)。

7.敞開你的大門。要讓員工感到他們能在未釀成嚴重問題之前，向你說明初露頭角的問題所在。

8.讓員工知道你在利用他們所提供的信息，并向他們表示感謝。比如，在恰當的時候， 向他們表達：“安吉斯，我知道你上周處理了200多份訂購單。干得真不錯!我們的業務量在不斷增長。也許需要給你們配制一些速度更快的計算機了。”

二、如果專業主管疏忽了一些小細節，會成為和員工溝通的障礙。主管與員工溝通的藝術：

注意態度和情緒控制

成功的專業主管不隨波逐流或唯唯諾諾。他們有自己的想法與作風，但是很少對別人吼叫、謾罵或爭辯。他們的共同點是自信，有自信的人常常是最會溝通的人。此外，主管在溝通時也要注意情緒控制，過度興奮和過度悲傷的情緒都會影響信息的傳遞與接受，盡可能在平靜的情緒狀態下與對方溝通，才能保證良好的溝通效果。

善于詢問與傾聽

在溝通中，當對方行為退縮，默不做聲或欲言又止的時候，可用詢問引出對方真正的想法，去了解對方的立場以及對方的需求、愿望、意見與感受。這時主管可以以聊天的方式開頭，“最近工作如何?”“公司最近比較忙累不累?”等。這樣一方面為要說的話鋪路，另一方面還可營造比較自然的談話氣氛。主管積極的傾聽可是對方對自己產生好感，從而誘導員工發表意見。

但是有些主管只是不斷地說，從來不管下屬的心情。這種主管不僅無法了解到任何情況，而且員工在面對這種永無止境的演講時，通常會覺得興趣索然。主管除了要注意仔細聆聽外，也要注意簡單的復述已聽到的部分，以確定沒有聽錯下屬的意思。這么做是讓員工知道主管真的在乎他們的談話。

莫誤用身體語言

身體語言在溝通過程中非常重要，有50%以上的信息可能是通過身體語言傳遞的。主管人員的眼神、表情、手勢、坐姿都可能影響溝通。主管人員專注凝視對方還是低著頭或是左顧右盼顯然會造成不同的溝通效果。主管人員坐姿過于后仰會給下屬造成高高在上的感覺，而過于前傾又會對下屬形成一種壓力。因此，主管人員要把握好身體語言的尺度，盡可能的讓對方別感到緊張和不舒服。只有讓對方盡可能的放松，才能讓他說出真實的感受。

向員工表達關心

在溝通過程中，員工在意的不是主管聽到了多少，而是主管聽進去了多少。如果主管沒有真心聆聽員工所說的話，員工就會覺得主管根本不在乎他們，同樣他們也會變得不在乎主管或主管說的話，如此就形成了溝通的惡性循環。主管在溝通中不僅要善于“表達自我”，更要注意“體諒對方”。體諒就是要設身處地為對方著想，并且體會對方的感受與需要。由于你的了解和尊重，對方也會體諒你的立場與好意，因而做出積極而合適的回應。