改行項目經理的“杜拉拉”——《不懂項目管理，還敢拼職場》讀后感

幾年前看過李可的職場小說《杜拉拉升職記》系列，感覺不錯，之后發覺有很多跟風之作，盲目的把外企描寫的很讓未涉足于此的學生們向往的地方，然后佐以職場上的曖昧，辦公室政治加上夾雜著幾句英文單詞的對話顯示自己的高大上，于是很快就沒有了興趣。

這本《不懂項目管理，還敢拼職場 》則是這幾年來第一次看的白領職場小說，由暢銷書《別告訴我你懂PPT》的作者李治寫的一本自傳風格的小說。故事很簡單：一個在米國碩士畢業的中國女孩，求職于百事泰國分部，然后分享自己在那里接到大型項目任務，開動資源最終完成的故事。沒有什么辦公室曖昧和勾心頭角，沒有涉及外企職場小說常有的羅列薪水、待遇優越感，只是平淡的成長經歷和項目管理的具體事例。但是，這種成長經歷的分享，以及簡單的項目管理概念的介紹，也讓我學到很多東西。

一、制定時間表，啟動大項目

很早以前就知道甘特圖以及office組件里面著名的project項目管理軟件，但一直認為太深奧了，有種不明覺厲的感覺，從這本書里面具體的項目實例，才知道原來項目管理就是為了完成項目，調配各種資源，深入細化分解，分工落實到位，最終實現既定目標的管理技巧而已。

書中提到了一個WBS的概念，其實就是工作（work）、分解（breakdown）、結構（Structure）三個詞的分解，具體的說，對一個項目的分解，用WBS的標準來衡量就是：

1 每個任務的狀態和完成情況是可以量化的。

2 明確定義了每個任務的開始和結束。

3 每個任務都有一個可交付成果。

4 工期易于估算且在可接受期限內。

5 容易估算成本。

6 各項任務是獨立的。

7 各項任務能被描述的。

層層細化，具體到人，落實到位，明確時間表。這種工具不僅僅適用于大型企業的重大工程項目分解，同樣也適用于我們任何組織和個人的重要項目。

二、如何應對時間緊任務重

遇到時間緊任務重的時候，按時完成只有兩種辦法 ：

一是增加資源。這里的資源包括 增加工作時間或增加人力資源 。但缺點是成本一定會增加，因為不管是支付加班費，還是增加新的人手，都是需要人力成本的。 而且增加時間有可能效率得不到保證，增加新人，需要熟悉上手，質量得不到保證。

二是加速進程 。(www.qiantimeigw.com)這里所謂的加速進程一方面是提高工作效率，加快工作進度，但另一方面更重要的是 通過重新設計進程，調整優化組合，從而實現加速完工的目標。

對大多數復雜多線程的項目來說，增加資源的效果和成本要低于加速進程，當然兩者結合是非常必要的 。如何應對時間緊任務重，更加有效的一種辦法就是，更加合理的時間預估。時間估算的 方法有很多 ，書中主要介紹了兩種 ：

一是三點估算法：基于計劃評審技術的時間規劃法。公式是：預估時間=（最悲觀的時間+4最可能的時間+最樂觀的時間）/6

二是樂觀估算法：公式是預估時間=最樂觀的時間1.5 。以應付各種意外發生。

我們在實際工作中，不管知不知道WBS這個概念，遇到重要任務總會自發或被動的用到一些項目管理的手段或技巧，從這本書中學到的，是更加清晰明確的概念和框架，從而更加容易自覺地使用這種提高效能的工具。

三、合理分工，各司其責

以前我在工作中，特別是多部門合作完成業務的時候，總是遇到一些煩心事，比如工作分工不明導致互相推諉啦，比如職責不明導致亂插手或事情掉空擋里面了等等 ，記得10年前遇到過一次大型調研任務，涉及十幾個單位，地跨2個省四五個城市上千人的數據，就是因為分工不夠細，責任不夠明確，三個部門兩個主要負責領導各說各話，弄的下面的人也無所適從，然后層層卸磨，最后幾乎所有工作壓給我這個剛剛大學畢業，沒有任何經驗的傻小子身上了，整整一個星期沒黑沒白才勉強過關，個中滋味只有自己知道了。因此見到書中介紹有種RACI矩陣專門明確團隊職責，細分工作任務的，不由眼前一亮！

RACI矩陣（或RASCI）是一種明確項目進程中人員責任和權限的圖表，其具體含義英文縮寫為RASCI。

· 誰負責（R = Responsible）， 即負責執行任務的角色，他/她具體負責操控項目、解決問題。

· 誰批準（A = Accountable）， 即對任務負全責的角色，只有經他/她同意或簽署之后，項目才能得以進行。

· 誰支持（S = Supportive）， 即提供信息資源，輔助執行任務的人員。

· 咨詢誰（C = Consulted）， 擁有完成項目所需的信息或能力的人員。

· 通知誰 （I =Informed），即應及時被通知結果的人員，卻不必向他/她咨詢、征求意見。

具體步驟是：

1. 在RACI表的左側列出整個項目的所有任務和流程節點。

2. 在RACI表的上方明確整個項目中所有角色。

3. 在單元格內辨析每個任務中的RACI角色（這個任務誰負責、誰批準、誰支持、咨詢誰、通知誰）

4. 原則上每行（具體任務）中有且只有一個“R”角色（方便問責，減少推諉）。

5. 若某個任務流程出現兩個R角色，則對該任務流程進行再分解，直到只有一個R出現為止。

6. 若某個任務流程找不到“R”角色，這時總負責人重新挑選、任命一人擔任“R”。

作者說RACI矩陣是一個讓N個和尚抬水吃的矩陣，可以明確職責，也可以平衡工作量，我對此深以為然。

四、風險分析的力量

日本人有句話叫做勝ちを考える前に負けを考えよう。意思是“未慮勝，先慮敗”，中文翻譯可能“未雨綢繆”更加貼切，在項目管理中，有個風險分析算得上同義詞。風險管理主要分四個部分：風險識別、風險估計、風險應對計劃和風險控制。在受領任務的時候考慮一下打提前量，或者狡兔三窟是十分必要的。

五、會議中快速成長

一直認為，會議是最低效最官僚的產物，甚至有的時候認為會議唯一的作用就是打瞌睡 ，而作者筆下的會議，卻是如此的高效：

會前準備：

1、準備好議題

2、盡可能敦促會上做出決議，落實到人，精確到點

3、會后的跟蹤不在于推動，在于協作

會議議程：

會議議程應該包括時間、地點、必須參加人、歡迎參加人、會議標題等內容

高效會議的忌諱

1、忌達成大而空的決議或目標

2、忌沒有隨后落實

作者在書中講到了關于會議記錄的寫法 ，提供了一個比較不錯的內部會議記錄模版 。開會的目的在于，為了達成共識制定行動方案 。會議記錄上注明批準人、通知人、主要進展，和急需解決的問題 。所謂批準人就是批準會議中達成意向內容的領導或團隊 。所謂通知人，就是完成工作以后需要被交接工作的那個人，也就是接力棒的下一位。

五、成熟比成功更重要

雖然從這本書上學到很多東西，但平心而論，這并不是一本特別好的項目管理教科書。畢竟，這是一本小說，而不是操作指南，因此，如果從單純的學習項目管理中去看這本書，那么它不足之處還是很多的，但是，換個角度，從高效能職業素養的養成角度去看，這又是一本非常簡淺易懂的入門書，書中用自己的經歷不斷灌輸給讀者兩個觀點：

成熟比成功更重要

學習比提升更重要

真正明悟這兩句話，這本書的價值就足夠。