近年來，重慶專員辦一直高度重視檔案管理工作，不僅加強(qiáng)對檔案管理基礎(chǔ)工作和硬件設(shè)施的提升，還不斷強(qiáng)化檔案管理教育，增強(qiáng)全員檔案意識，提高檔案質(zhì)量管理水平和服務(wù)利用效果。通過不斷積極探索，努力實(shí)踐，在檔案管理工作中積累了一些經(jīng)驗(yàn)，取得了一些成效。重慶專員辦檔案工作在2005年底通過驗(yàn)收達(dá)到 “重慶市機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理二級標(biāo)準(zhǔn)”的基礎(chǔ)上，2008年又被重慶市檔案局評為“重慶市檔案工作優(yōu)秀集體”。
一是加強(qiáng)硬件建設(shè)。
重慶專員辦提前預(yù)到見檔案工作的重要性，在幾年前就利用辦公樓搬遷的機(jī)會，壓縮辦公室的面積，對檔案室進(jìn)行了重點(diǎn)規(guī)劃與建設(shè)，增大了庫存面積，改善了相關(guān)硬件設(shè)施，安裝有專用密集架10例，并配有微機(jī)、打印機(jī)、除濕機(jī)、滅火器、干濕溫度計(jì)等專用設(shè)備，幾年來還不斷更新和配備裝訂檔案等專用設(shè)施設(shè)備。
二是積極建章立制。
為了加強(qiáng)檔案管理工作，重慶專員辦先后建立了《文書立卷和檔案管理辦法》、《檔案工作人員職責(zé)》、《歸檔文件整理工作制度》、《檔案查閱制度和檔案保密制度》等有關(guān)制度，制訂了檔案分類大綱，歸檔范圍及保管期限表和立卷說明，還建立了檔案進(jìn)出登記手續(xù)、檔案統(tǒng)計(jì)臺賬、鑒定銷毀等制度。要求全辦人員嚴(yán)格遵照執(zhí)行，采用印發(fā)內(nèi)部管理制度手冊和上墻公告等形式，使制度公開化、透明化，按制度進(jìn)行規(guī)范化管理。
三是責(zé)任分工明確。
重慶專員辦檔案工作由辦公室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，辦公室指定專人負(fù)責(zé)管理、接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)重慶專員辦的全部檔案材料，具體收集和整理上級來文和辦內(nèi)發(fā)文及各種簡報(bào)、信息、簽報(bào)等。業(yè)務(wù)檔案按照職能范圍由各處室指定專人進(jìn)行收集、整理、歸檔，辦公室進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
四是年度集中整理。
將檔案集中整理工作納入年初計(jì)劃，在我們?nèi)耸稚伲獬鰴z查任務(wù)重的情況下，要求各處室每年3月底前將整理好的檔案資料移交辦公室，經(jīng)驗(yàn)收合格后，辦公室再按文件種類進(jìn)行裝訂整理，按件錄入并編輯目錄，分盒統(tǒng)一編號，建立檔案檢索工具，于5月底以前按要求歸卷入庫。
五是邀請專家指導(dǎo)。
為了進(jìn)一步提升檔案管理水平，除了派檔案管理人員參加部里或地方組織的培訓(xùn)外，重慶專員辦還積極邀請重慶市檔案局的專家對重慶專員辦的檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，使重慶專員辦檔案管理逐步走上了規(guī)范化、制度上的軌道。
