淺談如何做好干部人事檔案管理

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部人事政策，在錄用、培訓、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確地選拔使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。干部人事檔案材料的內容包括履歷材料，自傳類材料和鑒定、考核材料，報告個人有關事項的材料,考察材料，學歷、學位、學習成績、培訓和專業技術情況的材料，政審材料，加入黨團的材料，獎勵(包括科技和業務獎勵)材料，處分材料，工資、任免、錄用、聘用、轉業、出國、離(退)休及各種代表登記表、審批表等材料，其他可供組織參考有保存價值的材料。干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據，干部檔案是維護干部合法權益的可靠憑證，干部檔案對干部人事工作有規范、檢查、監督的作用，干部人事檔案是研究組織工作規律的重要資料，干部人事檔案是黨和國家的寶貴史料，也是垂訓后世的寶貴財富。因此，在新時期如何進一步提高干部人事檔案管理水平，使檔案管理工作更好地為干部人事工作和服務，已成為一個不容忽視、不可回避的問題。本文謹就檔案管理工作中存在的問題、對策及思考方面談談淺薄的觀點和看法。

一、當前清鎮市干部人事檔案管理的基本情況

至目前，清鎮市人力資源和社會保障局負責管理全市副科級以下(除教育系統、衛生系統)機關事業單位在編在職和退休干部人事檔案及黨群系統、六類機關工勤人員檔案6267冊，其中行政、參公人員檔案996冊，事業干部檔案1958冊，工勤人員檔案511冊，退休檔案2641冊，辭職辭退檔案48冊，開除檔案55冊，死亡檔案58冊。清鎮市委組織部負責全市副科級及以上干部和黨群系統、六類機關干部人事檔案及副縣級以上干部人事檔案副本管理。清鎮市教育局負責全市副科級以下教育系統干部人事檔案及工勤人員檔案管理。清鎮市衛生和食品藥品監督管理局負責全市副科級以下衛生系統干部人事檔案及工勤人員檔案管理。

二、干部人事檔案工作存在的問題

近年來，雖然組織和人事部門對檔案管理工作認識不斷進一步加深，干部人事檔案管理工作有了明顯的提高，但是與現代人事檔案管理的基本要求相比，還存在不小的差距，在實踐當中也存在不少的問題，主要表現在以下幾個方面：

(一)認識還不夠到位，重視程度比較低。長期以來，相當一部分領導對干部人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區。一則抱著無關緊要的思想，認為現在使用人才重在現實表現，個人檔案沒有多大作用;二則抱著無需親為的思想，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不需要領導親自抓;再則，雖然口頭上講人事檔案工作的重要性，但在實際工作中并不夠重視，認為干部人事檔案管理沒有火燒眉毛的事，只要“守好攤”，人事檔案不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。部分干部職工也對檔案工作不夠重視，認為此項工作只是人事檔案管理部門的事情，不積極配合做好個人信息更新、歸檔材料及時上報等工作。一些單位雖然按照檔案管理的基本要求，建立了檔案室，但是并沒有按照規定配備專門的檔案管理人員，多數檔案管理人員是辦公室人員兼任。這些非專業檔案管理人員，不僅缺乏專業的檔案管理知識和能力，更難以保證人事檔案管理工作的連續性和穩定性，難以實現檔案管理工作的專業化、規范化管理，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質量。

(二)管理不夠完善，遺留問題比較多。一是學歷材料和專業技術材料不完備。隨著社會的全面進步和發展，各級各部門對學歷、專業技術要求越來越高，很多干部通過各種方式(如函授、進修班、自考等)取得了相關學歷學位或專業技術職稱，但沒有及時將材料送交人事檔案管理部門存檔，直接導致人事檔案中的學歷、專業技術職稱材料不齊備，甚至造成部分材料遺失無法補辦現象。二是入黨材料不完備。不少干部曾在多個單位工作，但入黨時所在的單位并沒有將他們的入黨申請書、轉正申請書等材料放入個人檔案。此外也存在發展的新黨員入黨材料不齊備就直接存檔的現象。三是任免考察材料、工資表不完備。有部分干部的任免考察材料因為沒有及時歸檔，造成現在無法查找;由于政策或其他原因，個別工資表中有空白年份，工資資料不齊全。

(三)立卷不夠規范，案卷質量不夠高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡兩歷一身份”(“三齡”即出生時間、參加工作時間、入黨時間;“二歷”：學歷和工作經歷;“一身份”即干部或工人)記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。現行的公文材料大都是A4紙，履歷表、高等院校畢業生登記表、入黨志愿書等大部分是16開紙，如將A4紙剪裁為16開大小，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來麻煩。三是材料歸類口徑變化多端，存在歸檔類別不規范、不準確。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料未收集歸檔。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足現行社會發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、潛力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

(四)技術手段滯后，運行效率比較低。在整理檔案過程中，大多數單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，都是靠手工操作，費時、費力，效率低，與新形勢下整個社會的發展進步、現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

三、干部人事檔案工作的對策及思考

(一)強化管檔意識，提高地位作用。要進一步強化管檔意識，提高對干部人事檔案工作地位和作用的認識，堅決避免出現“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象，還需要定期了解工作情況，積極研究并解決發現的問題，加強監督、檢查與指導。同時，加強人事檔案工作隊伍建設，提高管理人員素質及業務技能。每位干部職工也要積極配合，及時將個人最新相關材料上報人事檔案管理部門歸檔

(二)把好兩個關口，保證檔案質量。首先要從材料來源入手把好“入口關”。在接收干部人事檔案時，要嚴格審核，該由原單位負責的材料要求原單位負責收集，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響。在審核和鑒別歸檔材料時，要達到“完整、真實、精練、實用”的要求，避免形成新的遺留問題。其次要從日常工作入手把好“更新關”，著重掌握“四個規律”。一是時間規律。在一定的時間內，一些部門會形成一定內容的材料，如重要節日里表彰先進、年度考核形成的考核材料表格、工資情況變動等，人事檔案管理人員要及時收集，防止時過境遷造成材料遺失和不全。二是變化規律。凡人事檔案記載的情況發生變化，就要相應形成反映變化過程的材料，如職務、職稱變動，必然形成職稱評聘表、任免審批表等。三是信息規律。如通過黨代會、人代會召開，領導班子換屆等活動可收集相應的人事檔案材料。四是普遍規律。凡是具有全局性、普遍性的工作，要及時了解有關政策，不失時機地把有關檔案材料收集歸檔，減少工作環節，提高工作效率

(三) 加強制度建設，規范管理程序。建立健全一套完整科學的干部人事檔案工作規章制度，使工作有序、有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用，真正為領導全面掌握干部隊伍的整體狀況、選準用好干部提供可靠的資料，把沉寂的“死”檔案變成有價值的“活”檔案。要順應時代的發展，增加資金投入，充實干部檔案整理隊伍，嚴格執行現代化治理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

(四)注重管理創新，提高利用效率。一是技術創新。加快檔案工作信息化建設步伐，建立干部人事檔案數據庫系統，使干部檔案信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。二是內容創新。在收集干部基本情況的基礎上，建立干部業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及任務完成情況收入檔案;建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料;建立干部認可檔案，本著領導干部群眾認可、技術人員學術認可、經營人才市場認可的原則，分別建立領導干部考核考察檔案、技術人員學術和推廣成果檔案、經營人員業績檔案。三是服務創新。在工作中注重實效，在嚴格執行保密制度的前提下，堅持熱情服務，在干部的入黨、出國、調動、任免、福利待遇、辦理退(離)和處理歷史遺留問題時，盡最大努力用足用好檔案資料，努力為干部工作提供優質服務，提高干部檔案的利用開發使用效率。