消防檔案是消防安全重點(diǎn)單位在消防安全管理工作中，直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。建立健全消防檔案是消防安全重點(diǎn)單位做好消防管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是保障單位消防安全管理工作以及各項(xiàng)消防安全措施的基礎(chǔ)工作。
一、消防檔案的作用
《消防法》第十七條規(guī)定“消防安全重點(diǎn)單位應(yīng)當(dāng)建立消防檔案”，在《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》(公安部令第61號(hào))中專門把消防檔案作為獨(dú)立的一章，要求“消防安全重點(diǎn)單位建立健全消防檔案”，表明消防檔案在消防安全管理工作中具有重要的位置。
非消防安全重點(diǎn)單位可以不建立消防檔案，但也應(yīng)將本單位的基本情況、公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)填寫的各種法律文書、與消防工作有關(guān)的材料和記錄等統(tǒng)一保管、備查。
(一)消防檔案是消防安全重點(diǎn)單位的“戶口簿”。消防檔案記載著單位的基本情況和有關(guān)消防安全管理的各種文獻(xiàn)、資料，便于單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門、公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)以及與消防安全管理工作有關(guān)人員熟悉情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策和日常工作服務(wù)。日常工作中，可以把消防檔案與現(xiàn)場(chǎng)檢查結(jié)合起來，作為上級(jí)機(jī)關(guān)、主管單位、公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)考核單位開展消防安全管理工作的重要依據(jù);發(fā)生火災(zāi)時(shí)，可以為調(diào)查火災(zāi)原因，分清事故責(zé)任、處理責(zé)任者提供佐證材料。此外，消防檔案還可以為研究防火、滅火材料、修改消防技術(shù)規(guī)范、修訂消防操作規(guī)程等工作提供第一手資料。
(二)消防檔案是單位檢查相關(guān)崗位人員履行消防安全職責(zé)的實(shí)施情況，評(píng)判專(兼)職消防(防火)管理人員業(yè)務(wù)水平、工作能力的一種憑據(jù)，有利于強(qiáng)化單位消防安全管理工作的責(zé)任意識(shí)，推動(dòng)單位的消防安全管理工作朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。
二、消防檔案的內(nèi)容
消防檔案包括2個(gè)主要的內(nèi)容，即消防安全基本情況和消防安全管理情況，并附有必要的圖表。
消防安全基本情況是消防檔案主要內(nèi)容，它包含了重點(diǎn)單位與消防安全有關(guān)的內(nèi)容，是單位自身實(shí)行規(guī)范化消防安全管理的基本要求，是單位落實(shí)消防安全責(zé)任制的具體體現(xiàn)。
消防安全基本情況的內(nèi)容是：?jiǎn)挝换靖艣r和消防安全重點(diǎn)部位情況;建筑物或者場(chǎng)所施工，使用或者開業(yè)前的消防設(shè)計(jì)審核、消防驗(yàn)收以及消防安全檢查的文件、資料;消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人;消防安全制度;消防設(shè)施、滅火器材情況;專職消防隊(duì)、義務(wù)消防人員及其消防裝備配備情況;與消防安全有關(guān)的重點(diǎn)工種人員情況：新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料;滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。
消防安全管理情況主要有2項(xiàng)內(nèi)容：一是公安機(jī)關(guān)消防機(jī)構(gòu)依法填寫制作的各類法律文書。主要有《消防監(jiān)督檢查記錄表》、《責(zé)令改正通知書》以及涉及消防行政處罰的有關(guān)法律文書。二是有關(guān)工作記錄。主要有消防設(shè)施定期檢查記錄、自動(dòng)消防設(shè)施檢查檢測(cè)報(bào)告以及維修保養(yǎng)的記錄;火災(zāi)隱患及其整改情況記錄;防火檢測(cè)、巡查記錄;有關(guān)燃?xì)狻㈦姎庠O(shè)備檢測(cè)等記錄;消防安全培訓(xùn)記錄;滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄;火災(zāi)情況記錄;消防獎(jiǎng)懲情況記錄。上述記錄要填寫檢查人員的姓名、時(shí)間、部位、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患以及處理措施等;填寫培訓(xùn)的時(shí)間、參加人員、內(nèi)容等;填寫演練的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加部門以及人員等。
三、消防檔案的管理
消防檔案的收集、整理、保管，目的是有效利用，為單位的消防安全管理工作服務(wù)。消防檔案的管理的好壞，主要應(yīng)從是否便于利用去檢驗(yàn)衡量，這是消防檔案管理的基本出發(fā)點(diǎn)和歸宿。消防檔案應(yīng)當(dāng)納入單位檔案統(tǒng)一管理。制定消防檔案的管理規(guī)定，落實(shí)管理責(zé)任。
(一)消防檔案由消防安全重點(diǎn)單位統(tǒng)一保管、備查
消防檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，對(duì)消防安全重點(diǎn)單位是非常必要的。消防檔案雖然是由一定的部門或人員形成的，但它的意義卻不只限于其形成者的范圍，消防檔案應(yīng)由單位確定或設(shè)立的專門機(jī)構(gòu)來統(tǒng)一集中保管、備查，不得由承辦機(jī)構(gòu)或個(gè)人分散保存，這樣才能克服檔案分散保管和各自為政所固有的局限性，更大限度地發(fā)揮檔案的作用。
(二)消防檔案要完整和安全
消防檔案的完整和安全，才能給檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。維護(hù)消防檔案的完整，有兩個(gè)方面的含義：一方面，從數(shù)量上要保證檔案的齊全，使應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不能殘缺不全;另一方面，從質(zhì)量上要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史真跡，不能人為地割裂分散，或者零亂堆放，更不能涂改勾劃，使檔案失真。檔案材料數(shù)量齊全，才能保證檔案的系統(tǒng)完整，保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，才能使檔案數(shù)量齊全有科學(xué)依據(jù)。
維護(hù)消防檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，從物質(zhì)上力求檔案不遭受毀壞，盡量延長(zhǎng)檔案使用的時(shí)間;另一方面，消防檔案也具有一定的機(jī)密性，要防止檔案遺失，保證檔案不被盜竊，不被泄露。
(三)消防檔案分類
消防檔案要按照檔案形成的環(huán)節(jié)、內(nèi)容、時(shí)間、形式的異同，采取“同其所同，異其所異”的方法，把檔案分成若干個(gè)類，類與類之間有一定的聯(lián)系，有一定的層次和順序，前后一致。這樣有利于檔案立卷和案卷的排列和編目，為管理和利用提供條件。
(四)消防檔案檢索
檢索，就是把消防檔案的內(nèi)容和形態(tài)特征著錄下來 ，存貯在檢索工具中，根據(jù)消防安全管理的利用需要，及時(shí)地把有關(guān)檔案查找出來，供利用或者使用。它是檔案利用之前不可缺少的一項(xiàng)重要準(zhǔn)備工作，是在檔案前面，準(zhǔn)確而迅速的找到所需要消防檔案的有效手段。目錄是檔案檢索常用的重要工具。為了提高消防檔案檢索效率，必須編制檔案目錄，建立一個(gè)完整的目錄體系。
(五)消防檔案銷毀
單位的消防檔案，是在日常消防安全管理工作中經(jīng)過較長(zhǎng)時(shí)間一點(diǎn)一滴積累起來的，材料逐漸增多，隨著時(shí)間的推移，有些材料會(huì)失去保存價(jià)值，不需要繼續(xù)保存。為了精練檔案材料，突出工作重點(diǎn)，應(yīng)定期有目的、有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)地將檔案進(jìn)行清理。有用的材料，歸納綜合，繼續(xù)留存;確已失去保存價(jià)值需要銷毀的材料，應(yīng)按國(guó)家文書檔案管理規(guī)定進(jìn)清理，以免檔案材料臃腫龐雜，魚目混珠，影響管理和利用。
