檔案數字標準化是實現互聯互通、資源共享、業務協同的基石，檔案數字化建設同樣需要堅持標準化原則。

我國 1998 年提出了信息化建設的二十四字方針(統籌規劃、國家主導、統一標準、聯合建設、互聯互通、資源共享)，其中第三條就是統一標準，由此可見標準化對于檔案數字化建設的重要作用和意義。

檔案數字化一般分兩塊，一部分是紙質的“老檔案”，這部分檔案是過去計算機技術未大面積普及的情況下，手工書寫、紙質化保存、庫房存儲。

采用人工方法進行查閱無需計算機就可以直接查看的紙質檔案形式。

一部分是現在不斷生成的“新檔案”，這部分檔案是在當前計算機技術、通信技術、網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術等新技術日益普及的情況下。

由計算機生成、各種存儲介質保管存儲、采用數據庫+專用檔案管理軟件進行日常管理，只有在計算機條件下才可以查看的電子檔案形式。

對于“老檔案”而言，我們是通過掃描、拍照等方式，轉換成為計算機可以識別的圖片文件，再對其建立電子目錄來實現傳統檔案的數字化，故要對其生產的掃描型電子文件進行統一。

而對于“新檔案”而言，由于文件的生成階段就是電子文件信息，就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進行統一。

所以說但不管是紙質的“老檔案”還是當前的電子文件形的“新檔案”，都應該堅持標準化原則，制定相應的標準和規范，按照統一的規范、標準，使傳統介質檔案數字化，電子文件歸檔，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。

信息化建設必須有標準化的支持，尤其要發揮標準化的導向作用，以確保其技術上的協調一致和整體效能的實現。