又到一年畢業季，新一批的應屆高校畢業生正在走向社會參加工作，與此同時，檔案的存放保管問題再次成為新的焦點。根據日前國家發改委價格司有關負責人的表態，在全國范圍內，最遲到，各地都不得再收取人事關系及檔案保管費。國家發改委和財政部于發布了關于降低部分行政事業性收費標準的通知，根據通知要求，人事關系及檔案保管費三年后自動取消。為了創新管理，還有些省市正在進行檔案電子化的初步嘗試。無論如何，人事檔案這個神秘的牛皮紙袋，對我們每個人來說，它都是絕對不容忽視的身外之物。天津市人事檔案管理的現狀如何?檔案里到底都裝了什么?不重視自身檔案將有什么危害?“出現”電子檔案，是否意味著一定會“替代”紙質檔案?帶著這些問題，本報記者對天津市人才服務中心(中國北方人才市場)有關負責人進行了專訪。
人事檔案，一定要重視!目前，由天津市人才服務中心管理的流動人員檔案共計22萬余份，平均每年提供人事檔案相關服務11萬冊次，這個數字還在以10%到15%的速度增長。平均來說，每日檔案存入量100冊左右，轉出量50-60冊，利用檔案信息提供其他服務的數量在100冊次。天津市人才服務中心檔案管理部負責人告訴記者，“雖然人手緊張，但我們仍然采取多種措施提升檔案管理服務質量：統一的信息平臺進行實時數據傳輸，可實現一地存檔、多地服務;中午、周末無休，全天候保證提供高質量的檔案服務;7、8月間利用網絡開通檔案機要信息查詢，方便高校畢業生查詢檔案狀態。但面對這樣大的存檔量，我們也希望存檔者自己足夠重視檔案問題，及時補充檔案內所需材料，以免帶來麻煩。”
不存在“棄檔”，只有“休眠檔案”，針對“棄檔”這一大家很熟悉的叫法，天津市人才服務中心專家認為，不存在“棄檔”，只是檔案“休眠了”。人的一生會有很多機會用到檔案：升學時招考單位要提檔，生育開指標介紹信時要依據檔案，出國公證要用檔案，職稱評審、工齡審定、考試更離不開檔案，就連退休、財產繼承也要用到檔案。可以說，檔案看似不起眼，但和每個人的日常生活息息相關。因此，絕大多數人都知道自己的檔案存在哪，也不會隨便丟棄。但的確有些人想不起來更新檔案，讓它們“暫時休眠”，這也要區別對待。“有些存檔人員已經達到了事業、學業的平穩期，在很長一段時間內并沒有諸如職稱晉升、新的聘任、出國等事項發生，他的檔案就不需要補充新的內容，這種‘休眠’是大量存在而正常的。”專家說，“但也有些人在事業、學業上發生了變化，卻沒有及時將材料補充進檔案，這種情況的‘休眠’將會對他們今后的生活帶來一些麻煩。當然，只要存檔人員意識到了這一問題，及時更新自己的檔案材料，很多麻煩是可以消除的。作為人才服務機構，我們對待‘休眠’檔案與正常檔案是一樣的，都在進行著嚴格的管理。”
什么樣的材料應該及時歸檔?據天津市人才服務中心專家介紹，那些導致不正常的“催眠檔案”很大程度上是由于檔案主人不了解哪些材料應該進行及時歸檔。
按照有關文件精神，一般情況下，人才的履歷，考察、考核、鑒定(包括年度考核等級表等)，學歷學位，為期一個月以上的培訓，職業(任職)資格考試，專業技術(職務)職稱，個人科研學術水平(包括當選中國科學院、工程院院士通知、創造發明、科技成果鑒定等)，表彰獎勵等材料，以及招錄、聘用、公開選拔和競爭上崗、轉正定級、任免、調動、退(離)休、軍轉安置、辭職、辭退等工作中形成的材料，黨、團組織建設工作中形成的材料，出國(境)材料以及畢業生報到證、派遣證等材料都應及時歸入人事檔案中。
不重視自身檔案將有什么危害?
1)材料補充不及時錯失出國機會
錢江是某集團副總，他在第二次因公赴美參會事項的辦理過程中遇到了麻煩。這主要歸咎為他在一年前第一次因公赴美歸國后，并未將填寫好的歸國后鑒定材料及時歸入檔案，這一情況在有關人員為其辦理出國手續時被查出。錢先生不得不先補齊相關材料，而由于參會時間臨近，最終他的赴美行程被迫放棄，失去了與國外同行切磋交流的寶貴機會。
天津市人才服務中心專家告訴記者，根據《*辦公廳、國務院辦公廳轉發<關于因公出國人員審查的規定>的通知》規定，人員因公出國，應填寫《因公出國人員審查表》，并在每次出國回來后將鑒定材料及時收集歸入本人檔案。如3年之內該人員調出單位，應將《因公出國人員審查表》歸入本人檔案，一并轉到新的檔案接收地。
2)工作經歷缺失致應聘大費周章
前不久，天津市某國有大型建筑集團通過公開招聘、考核的方式物色到了一名中層干部郭先生，通過與他的幾次面談，集團對郭先生的專業素質、能力以及從業經驗非常認同，于是決定盡快聘用上崗。但是在調閱其檔案時，人事部門發現，郭先生所說的自身專業技術職稱情況、在原單位所獲獎勵情況都沒有體現在人事檔案上，于是要求他盡快補充證明材料。由于郭先生幾次更換住所，其很多個人材料已經遺失，不得不輾轉以前供職的3家單位以及相關部門逐一開具證明材料。雖然最終他應聘成功，但回想起那段奔波在各條街道尋找證明的日子，郭先生還是心有余悸。
天津市人才服務中心專家告訴記者，人事檔案的有效性是依靠內容的不斷補充和更新來保證的。其內容中，尤以工作表現、業績考核、職業道德、繼續進修、獎懲記錄等方面的情況，最能反映檔案持有人的個人經歷，并對其職業發展規劃產生重要影響。各類人才應該對此給予關注，及時協助人才服務機構完成變更工作。
檔案里都裝了什么?人事檔案只是個一尺見方的牛皮紙袋，加上里面的材料，還不到一斤重，但作為個人經歷的記載，它絕不是可以被忽視的身外之物。一個人的檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，代表著一個人一生的段落與長度。這個神秘的紙袋里究竟有些什么，相信是每個人都迫切想知道的。
據天津市人才服務中心人事代理專家介紹，檔案的記錄從一個人初中畢業開始，將伴隨一生，反映其成長、發展狀況，也是某些單位招聘、提拔人才的最基本、最可靠的依據。檔案內容在校期間涉及初高中登記表、大學或研究生學歷材料，工作后會存有后取學歷和評聘專業技術職務材料、轉正定級手續、考核表、獎懲材料;政治歷史情況的審查材料;涉及錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會議登記表等材料;黨團材料、政審等一系列材料也會反映在檔案中。一個人退休、甚至死亡后其檔案也不會被銷毀，而是繼續保存于所在單位或人才服務機構。
口袋檔案不可取 檔案要找地兒存放天津市人才服務中心人事代理專家告訴記者，根據國家有關規定，嚴禁個人保管人事檔案。因此，那些從學校或單位(大多數學校和單位不會將檔案交給個人，而采取以機要件方式寄送檔案)接到自己檔案的人，應當及時將檔案存放到政府所屬人才服務機構，而不能把檔案放到自己家里變成“口袋檔案”。因為一旦超過接轉時限，檔案將無法被人才服務機構接收。專家特別指出，檔案接轉時要求密封完好，一旦存檔人員因自身問題使封條破損，人才服務機構也將拒絕接收該檔案。
檔案是否電子化?各地正在探索
檔案未來有怎樣的發展趨勢?是否會電子化?對此，天津市人才服務中心專家告訴記者，某些省市正在進行檔案電子化的一些初步嘗試。目前，上海、成都等地的確已經開始了部分檔案的電子化工作，但這些電子檔案目的主要是為了提高服務效率。然而大規模地實行檔案電子化，還有待于組織部門出臺相關文件。因此，“出現”電子檔案，并不意味著一定會“替代”紙質檔案。
“不過，從提升工作效率、提高服務質量的角度來說，電子化檔案等嘗試還是有益的。”天津市人才服務中心相關專家告訴記者，“目前，我們也將一部分檔案進行了電子化保存，今后還將進行信息系統的升級改造，開通網上服務窗口，存檔人員足不出戶即可處理一些簡單的檔案服務。”
