美國的人事檔案管理因雇員任職機構的所有制差別，可以分為公有系統與私立系統兩大塊。在不同的系統，人事檔案采取了不同的管理模式。

公有系統的人事檔案一般采取的是集中管理模式。各級政府機構和其他公立組織的現職人員，其人事檔案均由所在機構的人事部門集中統一保管。人事管理總署就是聯邦政府管理公務員的中樞機構，總體負責聯邦政府所屬公務員的任用、考核、培訓、晉升和退休等事宜。

私立系統的人事檔案一般采取分散的社會化管理模式。企業、公司或其他私立組織的雇員，其人事檔案往往由本單位的人事部門保管。如果雇員出現死亡、辭職或工作調動等情況，其人事檔案仍然保留在原供職單位。有的情況下，企業、公司或其他私立機構也把進入半現行期的員工檔案移交到商業性文件中心寄存。雇員進入新的單位，就建立起新的人事檔案。可見，這種做法的突出特點是“人檔分離”。

此外，美國人事檔案管理的特色之處還在于一些專業部門也保存著大量的個人數據，如社會保障署建立的社會保障號和人事檔案記錄。

美國所有成年人都有一個由國家社會保障署頒發的社會保障號，社會保障號如同身份證一樣重要，如果公民有違規行為，就會被記錄在號碼中，對他的切身利益產生影響，以此作為日后獲取退休金、老年醫療保險、退伍軍人福利等各種社會保障的憑證。這種號碼可以隨時調出，起初僅用于社會保障服務體系，后來逐漸發展成為社會各界共享的、全國聯網的大型計算機數據庫系統。

法國：集中下的分級管理

法國公務員管理體制是統一領導下的分級負責制，公務員管理以政府各部門為主，因此公務員的人事檔案也均由政府各部門自行保管。行政和公職總局負責管理公務員的綜合協調工作;內政部地方權力機構總局負責協調地方公務員管理工作和制定地方公務員管理規則;衛生部醫院局負責制定醫療衛生人員的管理規則;經濟財政和預算部預算局負責公務員的編制和退休金發放管理工作。

至于人事管理，政府各部門都設立有專門的人事司，司下還設有處、科兩級，負責公務員的考試錄用、考核、任用、獎懲、培訓、工資、福利等管理工作，并將這些方面的內容計入人事檔案進行管理。可見，法國政府系統人事檔案采取的也是集中管理模式，現職人員的人事檔案都集中保存在各供職單位的人事部門。

日本：管理形式不統一

日本的人事管理機構主要有中央人事院、省廳人事機構與地方人事機關。中央人事院主要負責掌管公務員的待遇改善、考試、任免、福利、進修、獎懲等相關事務。各省廳人事機構的名稱不一，有的稱為“人事局”，有的稱為“人事課”，也有的叫“人事部”，它們負責保管各省廳機關的人事檔案;地方政府的人事機構多為“人事委員會”，負責保管同級機關的人事檔案。

長期以來，日本人事管理的基礎主要是年功序列制度和終生雇傭制度。年功序列制度的主要內容是按照年齡和就職年數來升職、升級和加薪，工資的高低主要取決于工齡的長短。職員在單位的任職時間一般都相當長，因此人事部門要對職工進行全面的人事記錄。

人事檔案不僅是涉及職工錄用、調配、晉升、培訓、待遇、福利和保健等人事管理的基礎資料，而且也是在職員工必不可少的資歷證明。因此一般來說，各單位都會妥善保管人事檔案，即使員工退休或離職后也會保存相當長一段時間。