多數(shù)人在工作中都要面對學(xué)習(xí)新知識、新技能的挑戰(zhàn)。培訓(xùn)計劃的目的就是為了使學(xué)習(xí)更容易、更輕松。
然而培訓(xùn)不僅僅使個人受益，公司也希望能從中受益。實(shí)際上，培訓(xùn)就是要確保員工能夠完成公司交辦的任務(wù)。因此，培訓(xùn)的最終目標(biāo)是提高員工的能力或?qū)I(yè)知識水準(zhǔn)。
專業(yè)知識就是專家的知識和技能，專家是指那些在人類事業(yè)的不同領(lǐng)域中能力超群的人。專業(yè)知識對于當(dāng)今的公司尤為重要，因?yàn)槿蚪?jīng)濟(jì)的特點(diǎn)決定了企業(yè)必須更加靈活地提供產(chǎn)品和服務(wù)，必須采用更先進(jìn)的技術(shù)，必須更快地回應(yīng)客戶的需求，這些要求使得專業(yè)知識受到了前所未有的重視。
員工在適應(yīng)新的工作方式的過程中，工作對他們的能力提出的要求也會發(fā)生變化，這種例子屢見不鮮。比如，客戶服務(wù)代表就必須快速適應(yīng)工作要求的變化。新的庫存管理系統(tǒng)一旦啟用，與舊系統(tǒng)相關(guān)的大部分知識與技能就派不上用場了。
要把員工的能力拓展到企業(yè)要求的水準(zhǔn)，培訓(xùn)是首要方法。從這個意義上來說，培訓(xùn)與員工能力的提升息息相關(guān)。讓員工掌握技能的最好方法就是結(jié)構(gòu)化培訓(xùn)。
結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)(S-OJT)是有計劃地培養(yǎng)員工工作能力的一個流程，由資深員工在工作現(xiàn)場或者與工作現(xiàn)場相似的環(huán)境中，對新員工進(jìn)行培訓(xùn)。
這個定義說明了結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)的四點(diǎn)特征：
第一，結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)按照事先規(guī)劃的流程進(jìn)行，并能夠穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)目標(biāo);
第二，培訓(xùn)的明確目標(biāo)是傳授完成特定任務(wù)的能力;
第三，結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)強(qiáng)調(diào)采用一對一的方式;
第四，培訓(xùn)要在工作現(xiàn)場或者與工作現(xiàn)場相似的環(huán)境中進(jìn)行。
結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)與非結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)的不同之處在于對規(guī)劃好的培訓(xùn)流程的利用上。系統(tǒng)化地實(shí)施培訓(xùn)計劃可以確保培訓(xùn)卓有成效，也能夠把培訓(xùn)的手段與目的區(qū)分開來。結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)能夠改善公司的業(yè)績，因?yàn)樗梢詫T工能力提升到適當(dāng)?shù)乃健碛羞@些能力的員工可以提高生產(chǎn)率、按時完成項目、降低缺陷率，或者實(shí)現(xiàn)其他重大工作成果。這些對公司至關(guān)重要，也必須從這一角度出發(fā)，判斷結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)是否有效。
結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)包括六個步驟。各個步驟之間相互影響，而且在學(xué)習(xí)進(jìn)程中，某些步驟可以重復(fù)進(jìn)行。
確定培訓(xùn)形式
結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)的實(shí)施方法很多。然而問題是：什么情況下才需要采用結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)?
對于任一具體的培訓(xùn)需求而言，結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)是否適用取決于若干個選擇條件包括：工作性質(zhì)、工作環(huán)境的限制、以及受訓(xùn)個體的差別。企業(yè)在實(shí)踐中，應(yīng)該制定一個員工學(xué)習(xí)任務(wù)的清單，并與上述因素聯(lián)系起來，也就是說把清單上的每一項任務(wù)與各個選擇項相對照，來決定結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)是否適用于這一培訓(xùn)任務(wù)。
工作性質(zhì)是第一個選擇條件，其中涉及四個因素：緊迫性、經(jīng)常性、難度和犯錯的后果。
●緊迫性：經(jīng)理人通常認(rèn)為工作的緊迫性是決定培訓(xùn)形式的至關(guān)重要的因素。可能有的時候，最好的培訓(xùn)方法就是讓整個團(tuán)隊都停止工作，坐在一起接受培訓(xùn)。但有的時候，由于人員配置或者時間安排的原因，使員工無法離開工作崗位聚集在一起，這時候，結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)就可以派上用場了。
● 經(jīng)常性：有些工作一年半載才一次，比如設(shè)備保養(yǎng)，而有些工作每天要重復(fù)多次。如果工作是經(jīng)常性的，可能安排結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)更容易實(shí)施。
● 難度：結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)更適用于難度很大的工作，因?yàn)閱T工能從中獲取更為具體的幫助信息。
● 犯錯的后果：結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)更適用于操作難度不高，但一旦出錯就會造成嚴(yán)重后果的工作。
工作環(huán)境的限制是第二個選擇條件。要避免使培訓(xùn)成為經(jīng)理人和員工的負(fù)擔(dān)，需要一定的靈活性和創(chuàng)造性。有兩個條件必須加以考慮：培訓(xùn)地點(diǎn)和干擾因素。適合進(jìn)行結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)的場所包括：辦公室、零售店、生產(chǎn)車間的培訓(xùn)點(diǎn)、會議室、計算機(jī)工作站、裝配線，甚至商業(yè)航班的客艙。干擾因素則包括環(huán)境噪音、安全風(fēng)險、周圍其他人的活動、工作時間表，乃至旁觀的人等等。如果這些干擾問題很突出，培訓(xùn)的效果將大受影響。
受訓(xùn)者的個體差異也是一個重要因素。人與人有很多相似的地方，但也有諸多不同之處，它們可能會影響培訓(xùn)計劃的成功。所以，你需要了解受訓(xùn)者存在的差別是否會影響到培訓(xùn)的效果。
分析學(xué)習(xí)任務(wù)
一旦確定下適合通過結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)進(jìn)行學(xué)習(xí)的工作任務(wù)，你就應(yīng)該對手中掌握的情況加以分析，得出培訓(xùn)的內(nèi)容和目標(biāo)。工作分析的目的是弄清楚完成某項任務(wù)具體需要哪些行為，同時揭示出這些行為之間的關(guān)系。比如，對于程序化的任務(wù)來說，工作分析可以幫助你決定第一步做什么，第二步做什么，等等。結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)的內(nèi)容包括了工作流程、決策、解決問題、檢查、觀念以及原則等。
在分析工作行為的過程中，必備的知識、技能和態(tài)度都可以確定下來，同時還可以確定完成工作所需的資源，包括專門的工具、設(shè)備以及數(shù)據(jù)。
完成工作分析之后，你應(yīng)利用這些信息準(zhǔn)備結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)模塊。這通常包括三項基本工作：明確培訓(xùn)目標(biāo)、組織好需要學(xué)習(xí)的工作行為、制定在培訓(xùn)中將要用到的績效測試方案。
培訓(xùn)目標(biāo)是指在培訓(xùn)結(jié)束時，公司希望受訓(xùn)者所能達(dá)到的工作行為標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)的是受訓(xùn)者的績效成果。工作行為的組織意味著要以與工作實(shí)際完成情況完全不同的方式再現(xiàn)工作進(jìn)程。績效測試評估的是受訓(xùn)者的行為能力，而不僅僅是知識水平。
篩選培訓(xùn)師
只有當(dāng)經(jīng)驗(yàn)豐富、知識全面的員工擔(dān)任培訓(xùn)師的時候，結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)才成效顯著。培訓(xùn)師需要具備以下特點(diǎn)：
● 足夠的能力。足夠的工作能力意味著這名員工的能力經(jīng)過驗(yàn)證，可以完成工作并取得組織期望的工作成果，甚至超出期望值。
● 專門的培訓(xùn)和教育。擔(dān)任培訓(xùn)師的員工必須完成專門的培訓(xùn)和教育計劃。這類培訓(xùn)的主題可能是公司新的能力拓展領(lǐng)域。
● 愿意與人分享經(jīng)驗(yàn)與知識。從性格上來說，培訓(xùn)師必須樂于與人分享自己的經(jīng)驗(yàn)和能力。
● 受到同事的尊敬。許多培訓(xùn)師都因?yàn)槟芰Τ骸㈩I(lǐng)導(dǎo)有方或者極善于解決難題，從而被其他員工另眼看待。
● 善于與人溝通。溝通技巧是指培訓(xùn)師能在日常交流中向別的員工清楚詳盡地表達(dá)復(fù)雜的概念。
● 關(guān)心公司。培訓(xùn)師必須有志于幫助公司提高業(yè)績，比如能夠參與到不懈的改進(jìn)行動中，遵守安全工作條例，以及行動起來協(xié)助公司實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
選定培訓(xùn)師之后，要對他們進(jìn)行目標(biāo)明確的培訓(xùn)和指導(dǎo)，使他們獲得執(zhí)行結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)計劃的知識與技能。許多公司最終甚至能完全自主地制定培訓(xùn)計劃，因?yàn)榕嘤?xùn)公司制定的培訓(xùn)計劃往往深度不足，未必適用，并且與公司其他結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)行動不相匹配。
準(zhǔn)備培訓(xùn)模塊
企業(yè)應(yīng)該把培訓(xùn)的內(nèi)容以及其他重要信息整合到培訓(xùn)模塊中。培訓(xùn)模塊包含實(shí)施培訓(xùn)所必需的所有信息。像課程計劃一樣，培訓(xùn)模塊闡明了培訓(xùn)的內(nèi)容，描述了培訓(xùn)的具體實(shí)施事項。結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)模塊一般包括以下基本內(nèi)容：
● 基本說明。讓受訓(xùn)者了解他在培訓(xùn)中學(xué)到的知識有什么用處，借此闡明培訓(xùn)的重要性。
● 培訓(xùn)目標(biāo)。告訴受訓(xùn)人，他在培訓(xùn)結(jié)束之后可以學(xué)到什么、能做什么。
● 受訓(xùn)條件。指的是受訓(xùn)人在開始接受培訓(xùn)之前必須具備的知識、技能以及學(xué)習(xí)態(tài)度。
●培訓(xùn)內(nèi)容。培訓(xùn)模塊必須將培訓(xùn)內(nèi)容和盤托出。根據(jù)工作性質(zhì)的不同，培訓(xùn)內(nèi)容的表達(dá)方式多種多樣。比如，對于程序化的工作、問題解決、檢查、決策之類的任務(wù)來說，培訓(xùn)指南的用處極大;如果涉及概念或原理，則需要以條理分明的文本格式加以說明。
實(shí)施培訓(xùn)計劃
培訓(xùn)師要按照培訓(xùn)需要調(diào)整個人風(fēng)格。比如，有些經(jīng)驗(yàn)豐富的培訓(xùn)師能根據(jù)不同受訓(xùn)人的需求，打破原有的課程順序，重新調(diào)整。有的培訓(xùn)師則對培訓(xùn)的三個流程---講解、響應(yīng)和反饋拿捏自如，將其融為一體。培訓(xùn)不再是刻板的講解，而就像在兩個人之間展開的社交性互動，既輕松又不失目的性。
培訓(xùn)師要善于利用有效的溝通技巧。從培訓(xùn)一開始，就要與受訓(xùn)人保持眼神的交流，講解力求清晰，并利用肢體語言傳達(dá)積極的信息。培訓(xùn)師應(yīng)該在他們自己所接受的培訓(xùn)和指導(dǎo)過程中學(xué)會了這些技巧。
與受訓(xùn)人探討如何改進(jìn)自我也很重要，從中看出受訓(xùn)人是否愿意改變。
評估與修正
最后一步是針對培訓(xùn)流程和組織架構(gòu)提出問題。通常企業(yè)所用的評估方法是：對每一個問題都制定出期望中的績效標(biāo)準(zhǔn)，然后將實(shí)際結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較。如此，整個系統(tǒng)及各個部分的價值就一目了然了。這種提問式的評估應(yīng)該由一組懂得如何評估的員工來操作，或者在外部顧問的協(xié)助下進(jìn)行。
● 培訓(xùn)效果：結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)的目標(biāo)是否已達(dá)到?對公司業(yè)績的影響如何?對培訓(xùn)的效率、效果有何影響?培訓(xùn)效果是否符合受訓(xùn)人的發(fā)展需要?有哪些出乎意料的效果?
● 培訓(xùn)過程：培訓(xùn)進(jìn)行了多長時間?所需資源是否齊備?培訓(xùn)師是否準(zhǔn)備充分?培訓(xùn)師是否正確使用了培訓(xùn)模塊?受訓(xùn)人是否喜歡培訓(xùn)內(nèi)容和方法?
●員工對培訓(xùn)的評論：結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)是否適用于員工所擔(dān)當(dāng)?shù)墓ぷ魅蝿?wù)?培訓(xùn)模塊是否準(zhǔn)確、完整而且清晰?員工所處的環(huán)境是否適合進(jìn)行結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)?選拔出來的培訓(xùn)師是不是最合適的資深員工?他們是否接受了充分的訓(xùn)練和指導(dǎo)?
●組織架構(gòu)：管理層是否為結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)提供了足夠的支持?培訓(xùn)是否會影響生產(chǎn)和服務(wù)的正常進(jìn)行?資深員工能否抽出時間去培訓(xùn)他人?公司文化與結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)是否契合?有沒有妨礙到培訓(xùn)實(shí)施的外部問題?
如果結(jié)構(gòu)化在職培訓(xùn)沒能達(dá)到預(yù)期的效果，就要對培訓(xùn)系統(tǒng)各組成部分的狀況進(jìn)行徹底調(diào)查，確定原因并解決存在的問題。例如，如果原因在于培訓(xùn)的不一致性，就可以想一個辦法，比如即時貼，用以提醒培訓(xùn)師按照培訓(xùn)模塊中指定的順序，講解相應(yīng)的課程。
處在全球經(jīng)濟(jì)中的公司都清楚，擁有專業(yè)技能高的員工是一筆非常寶貴的財富。然而，若不能根據(jù)企業(yè)的需要培養(yǎng)員工的技能，僅憑良好的愿望是無濟(jì)于事的。
