一、工作分析與職務說明書
工作分析，是指對各種工作的性質、任務、責任、相互關系以及任職工作人員的知識、技能、條件進行系統調查和研究分析，以科學系統的描述并做出規范化紀錄的過程。通過工作分析，我們也可以詳細說明各級人員的職責，從而避免工作重疊、勞動重復，提高個人和部門的工作效率及和諧性。在人事管理及開發的各個階段，工作分析是一種有效的手段；實際上，它是人力資源管理部門的必備工具，當然，對培訓也起著不可忽視的作用。
工作分析的最終結果是形成職務說明書。職務說明書是用文件形式來表達工作分析的結果，其基本內容包括工作描述和任職說明。工作描述一般用來表達工作內容、任務、職責、環境等，而任職者說明則用來表達任職者所需的資格要求，如技能、學歷、培訓、經驗、體能等。
二、工作分析對培訓的重要性
1、便于培訓需求的確定
工作分析的目的在于了解與績效問題有關的工作的詳細內容、標準，和達成工作所應具備的知識和技能。工作分析的結果也是將來設計和編制相關培訓課程的重要資料來源。工作分析需要富有工作經驗的員工積極參與，以提供完整的工作信息與資料。工作分析依據分析目的的不同可分為兩種：
（1）一般工作分析。一般工作分析的主要目的是使任何人能很快地了解一項工作的性質、范圍與內容，并作為進一步分析的基礎。
（2）特殊工作分析。特殊工作分析是以工作清單中的每一工作單元為基礎，針對各單元詳細探討并記錄其工作細節、標準和所需的知識技能。
工作分析是培訓需求分析中最繁瑣的一部分，但是，只有對工作進行精確的分析并以此為依據，才能指引組織的培訓方向，編制出真正符合企業績效和特殊工作環境的培訓課程來，強調以完成工作崗位的工作任務，以員工需要的培訓。
通過工作分析，最終形成職務說明書。職務說明書有簡繁之別。簡單的工作說明書只是對崗位職責和任職條件的簡要描述，由于信息量少，其對培訓工作的指導幫助作用就很有限。詳盡的工作說明書對崗位的上下級關系、工作的環境條件、崗位職責，以及任職者的知識技能條件、教育背景、生理心理素質等都有詳盡的描述，對培訓工作能發揮更大的支持促進作用。
形成詳盡的職務說明書，盡管工作量會比較大，但以筆者的觀點，工作說明書還是應該盡可能詳盡一些。首先：崗位職責描繪得越詳盡、越具體，績效指標就容易制定，考評過程也會更加客觀公正。同時客觀具體的考評指標也會大大減少考評人和被考評人之間的分歧和爭議，使績效考評工作更加有效。通過對在職員工的績效分析，培訓需求的確定會更加科學合理，合理而公平的績效考核可以顯示員工能力缺陷，在期末績效考核完成后，反映員工需要改善的計劃，能夠激發其潛力，因此績效考核成為確定培訓需求的重要來源。其次：按照任職者所需要的能力標準（職能標準），對員工的工作能力進行比較分析，以確定企業組織成員在各自崗位上是否稱職，進而確定企業培訓的需求結構。
2、有利于培訓計劃的制定
通過工作分析確定工作要求，明確組織整體的培訓需求的先后順序，有利于在組織內形成整體的培訓體系。培訓者可以此為依據建立適當的指導與培訓內容。這樣培訓所涉及的工作內容和責任才能準確地反映實際的工作要求，使員工在培訓中學到的知識技能與未來的工作實際應用相一致，從而大大降低人力資源培訓與發展費用。
工作分析之任職資格說明，包括：①教育培訓情況：受教育、培訓程度，教育、培訓經歷、學歷、資格等。②必備知識：對使用的機器設備、材料性能、工藝過程、操作規程及操作方法、工具的選擇和使用、安全技術、企業管理知識等。③經驗：完成工作任務所必須的操作能力和實際經驗。包括：過去從事同類工作的工齡和業績等；從事該項工作所需的決策力、創造力、組織力、適應性、注意力、判斷力、智力以及操作熟練程度。④心理素質，即完成工作要求的職業性向。包括：體能性向：即任職人應具備的行走、跑步、爬行、跳躍、站立、旋轉、平衡、拉力、推力、視力、聽力等；氣質性向：即任職人應具備的耐心、細心、沉著、勤奮、誠實、主動性、責任感、支配性、情緒穩定性等。工作分析之任職資格說明，列出工作所需的責任與任職資格等，在指示培訓工作上有相當大的價值。同時有關工作時間、環境特征的分析，都為有效的培訓計劃提供了工作的詳細資料，諸如培訓課程之內容、所需培訓之時間、培訓人員之甄選等。
3、有利于培訓工作的開展
通過工作分析，可以更好地知道，依據企業戰略，當前或將來一段時間內對企業發展起決定或重大作用的工作崗位，該工作本身各項任務的重要程度。只有對工作進行精確的分析并以此為依據，才能使設置的培訓課程真正符合企業績效和特殊工作環境的需要，從而使培訓做到有的放矢，簡化教育培訓的投入，有效地減少盲目培訓的成本，避免資源浪費。
分析崗位工作標準和崗位工作流程，可以使新員工更快地勝任工作，從而減少培訓工作量。企業的職工都有在崗的標準和要求（包括知識、技能、工作態度等）。這些標準和要求是企業職工上崗的基本標準，若企業的員工不具備他所要上崗的崗位標準和要求，就應該通過培訓達到上崗標準。詳盡的任職資格說明可以幫助員工清楚地看到自己在哪些方面離崗位要求還有差距、自己要晉升到更高層次的崗位還要在哪些方面進一步提高，從而提高員工參加培訓的積極性和主動性，促使員工不斷學習、不斷進步。
通過工作分析，有利于以工作任務的完成與績效的提高為目標，衡量培訓效果，不斷地改進培訓。使培訓對組織成長于成就的貢獻得到認同。
4、有利于培訓轉化
培訓轉化（transfer of training ），即要成功地完成培訓項目，受訓者要有效且持續地將所學技能運用到工作當中。大量研究表明同事和管理者對培訓的支持具有十分重要的作用。培訓能否獲得成功的關鍵在于同事和管理者對培訓活動的參與是否抱有正確的態度，他們是否愿意向受訓者提供有關如何在工作中有效利用培訓中學到的知識、技能、行為方式的信息，并為受訓者提供有關如何在實際工作當中應用培訓所學內容的機會。如果同事或管理者不采取支持的態度或行為，那么受訓人員將培訓收獲運用到實際工作中幾乎是不可能的。
在職務說明書當中，應當清楚地描述崗位關系，包括崗位之間橫向和縱向的聯系。首先必須清楚地指出本崗位上下監督的關系，即所受的監督和所實施的監督；其次，應說明與其它崗位的關系，即內部崗位之間的橫向聯系。通過橫向和縱向上的描述，可以看出本崗位在組織系統中的確切位置。通過崗位關系，我們就可以讓管理人員和員工知道，誰對自己以及自己對誰負有指導培訓的職責，自己與哪些同事之間更應該互相支持幫助，將培訓所學內容更好地運用到工作當中。
另一方面，通過崗位關系圖，在既定的工作架構及內容下，從“縱”方面去整合上工程及下工程的工作，以達到“工作豐富化”：而在既定的工作架構及內容下，從“橫”方面去增加列相關度較高的不同工作，以達到“工作多樣化”；作為教育培訓規劃及培訓需求調查的基準，以遴選出需要培訓的員工，再依組織之需求及員工個人能力與興趣，提供培訓發展之機會，并作為員工職業生涯規劃的重要參考資料。培訓工作的最終目的是為企業的發展戰略服務，同時也要與員工個人職業生涯發展相結合，實現員工素質與企業經營戰略的匹配，讓員工在服務企業，推動企業戰略目標實現的同時，也能按照明確的職業發展目標，通過參加相應層次的培訓，實現個人的發展，獲取個人成就，實現企業和員工的共同發展。
三、重視工作分析，更好地做好培訓工作
綜上所述，我們可以看出，重視工作分析，不僅對培訓的前期工作有很重要的指導作用，同時，在培訓工作的實施及培訓后的效果轉化上，也起著不可忽視的作用，因此，必須重視工作分析，才能更好地做好培訓工作。
