派發請柬和邀請函：在晚會前兩周，由辦公室負責寫請柬，邀請各學院分管學生工作的書記、輔導員、校學生處人員、校團委老師、各院學生會主席和校學生會的主要成員觀看演出，以擴大晚會的影響力。請柬由自律會統一負責派發。并發送邀請函到校藝術團和校武術協會，邀請他們各名出一個節目，以活躍晚會現場氣氛。
宣傳和擴大影響力：由宣傳部負責出張海報，條條幅。其中海報于演出前三天貼于北區、南區、昌融公寓等人流量較多的地方；條條幅懸掛于校大禮堂前，條懸掛于映輝樓前，條懸掛于南區，西、北通道各條，條懸掛于昌融公寓。其中張貼和懸掛工作由文藝部和宣傳部負責。另外，文藝部干事必須定時地檢查海報有否被撕毀，若被撕毀應及時補貼。在晚會的前一周，制作好票據和節目單（（份數以自律會調查禮堂座位數的結果為依據）；節目單此文來源于COME文檔頻道：份（份數以所邀請的嘉賓人數為依據）。部分票據由自律會派發到各學院學生會，節目單派發給到場嘉賓。由院報《阡陌》記者團負責提前寫稿，以便登于各大報刊中，并負責晚會現場的攝影工作。另外，在發送請柬給各院主席的同時，以團委學生會名義附一張邀請函
、增加舞臺效果：由信息部聯系起點美發美容機構，讓起點負責晚會所有演員和主持人的化妝，并由起點出一個節目——發型秀。信息部還要負責購買舞臺道具，如：禮花爆竹，熒光棒，鮮花，氣球，吹泡泡機，萬通板mm等道具，以增加現場火暴氣氛。
、現場用品購買：由辦公室負責晚會現場用品的購買,其中包括膠卷卷，伏電池個，飲料瓶、哨子個，桶裝水桶，院標做背景用的吹塑紙一張。
、禮儀小姐訓練與安排：禮儀小姐安排在禮堂入口前和晚會現場各名，入口名禮儀小姐負責迎接嘉賓老師，并帶領他們入席；現場名禮儀小姐負責節目單和飲料的分發。另外，女生部還要安排人員負責晚會當天的后臺工作。
、晚會的現場座位安排和秩序維持：自律會負責維持晚會現場秩序，另外必須另設一名總負責人，負責整個現場秩序的維持和協調工作，解決突發事件。
、由主席團負責對文藝部、自律會、女生部、宣傳部、辦公室工作的監督、協調和落實。負責整場晚會現場人員的安排各項事宜的分工，協調各部門的工作，解決突發事件。
九、經費預算
現場秩序：包括前后臺的秩序
晚會前一周的宣傳，包括海報，條幅
場地租用
節目單、請柬、入場卷的設計、印刷
現場攝影
熒光棒，爆竹，氣球，鮮花
其他一切不可知費用
